Chargé de l’assemblée et de la politique d’archivage

Grand Paris Seine Ouest (GPSO), un territoire créatif, numérique et durable.


Forte de ses 322 928 habitants, GPSO représente le 3ème Pôle d’emplois d'Ile-de-France. Son territoire s’étend sur 8 communes (Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux, Chaville, Marnes-la-Coquette, Meudon, Sèvres, Vanves et Ville d’Avray).

GPSO, Etablissement Public Territorial créé le 1er janvier 2010, est fondé sur un développement équilibré de son territoire, alliant dynamisme économique et cadre de vie privilégié. La population est au cœur des préoccupations, grâce à la qualité des services publics et au travers des compétences exercées.

1000 agents engagés participent activement à la mise en œuvre des projets de GPSO, intercommunalité intégrée et innovante. L’évolution professionnelle est encouragée par une politique de formation ambitieuse et des opportunités de mobilité interne.


Descriptif du poste


Au sein de la Direction des Affaires Institutionnelles, le Chargé des Assemblées et de la politique d’archivage contribue à la sécurisation juridique des projets de l’établissement, pilote la politique de l’archivage et sera, en lien avec le délégué à la protection des données, chargé au titre de la protection des données à caractère personnel.

Il est placé sous l’autorité directe du Chef de service des Assemblées.


La Direction des Affaires Institutionnelles


Rattachée à la Direction Générale des Services, la Direction des Affaires Institutionnelles intervient dans plusieurs domaines :


* Service des Assemblées : gestion des assemblées délibératives et contrôle de légalité interne des actes,
* Suivi institutionnel en lien avec les organismes et partenaires institutionnels (MGP, Alliance des Territoires, France Urbaine, ADCF, syndicats)
* Suivi de certains dossiers transverses en lien avec le Directeur Général des Services
* Contrôle des courriers entrants et sortants (mission de Secrétariat Général)
* Suivi ou réalisation d’études internes
* Pilotage de la politique d’archivage de l’établissement
* Mise en conformité avec le RGPD


Les missions :

Le poste s’articule autour de trois axes. Parmi les missions :


Au titre des assemblées, le Chargé de l’Assemblée et de la politique de l’archivage contribue à la sécurisation juridique des projets de l’établissement :

* Préparer, organiser et suivre les organes délibérants (Bureaux et Conseils), ainsi que des commissions dont la Direction des Affaires Institutionnelles a la responsabilité
* Aider les directions dans la préparation des délibérations et actes administratifs,
* Assurer le pré-contrôle de la légalité interne et externe des actes
* Rédiger et/ou contrôler des délibérations, décisions, arrêtés, prioritairement dans les matières institutionnelles,
* Préparer l’envoi des dossiers aux élus (envoi dématérialisé via une plateforme/exemplaires papiers)
* Être présent lors des instances délibératives
* Suivre la télétransmission des actes en Préfecture ainsi que leur publicité
* Tenir et mettre à jour les registres
* Préparer des comptes-rendus des instances.


Au titre de la politique d’archivage, le Chargé de l’Assemblée et de la politique de l’archivage sera amené à :

* Impulser la dynamique d’archivage au sein de l’établissement
* Assurer la mise en place et le suivi du marché d’externalisation de la conservation et de gestion des archives (papier et électronique)
* Elaborer un guide d’archivage à destination des services
* Accompagner les services dans la mise en place de leurs tableaux de bord de gestion des archives

En lien avec le délégué à la protection des données, au titre de la protection des données à caractère personnel, le Chargé de l’Assemblée et de la politique de l’archivage sera amené à :

* Informer, conseiller et sensibiliser les services aux obligations qui leur incombent en la matière
* Assurer le suivi et l’évolution du registre des traitements de données à caractère personnel en lien avec les services
* Accompagner les services dans l’élaboration de leurs fiches de traitement et la réalisation des études d’impact
* Assurer une veille réglementaire sur les textes relatifs au RGPD
* Rédiger le rapport annuel à l’attention du responsable de traitement

Profil recherché :

Compétences techniques


* Connaissances du fonctionnement administratif et politique des collectivités locales
* Connaissance du cadre institutionnel territorial d’Ile-de-France et de l’Intercommunalité
* Connaissance de la réglementation RGPD
* Connaissance du droit budgétaire et d’exécution financière
* Veille juridique


Compétences professionnelles


* Sens du service public
* Connaissance de l’outil informatique
* Capacité et qualités rédactionnelles
* Capacité de synthèse
* Réactivité
* Polyvalence
* Capacité d’adaptation
* Discrétion et confidentialité
* Rigueur
* Disponibilité


Compétences relationnelles


* Sens du travail en équipe
* Ecoute active
* Bienveillance
* Intelligence relationnelle

Diplômes requis


* BAC+5 Droit Administratif
* Expérience de 2 ans minimum souhaitée dans une commune ou une intercommunalité
* Connaissance de l’environnement institutionnel d’Ile de France et du cadre réglementaire des collectivités territoriales
* Formation en droit et gestion des collectivités territoriales ou droit public ou archives
* Cadre d’emploi : Attaché territorial


Pourquoi nous rejoindre ?


* Intégrez une équipe engagée et dynamique
* Contribuez à des projets variés, utiles et visibles
* Évoluez dans un environnement stimulant, au cœur d’un territoire dynamique et au service de la qualité de vie des habitants


Les avantages de GPSO


* Mobilité durable : prise en charge à 75 % du Pass Navigo et/ou du forfait mobilités durables. Indemnité vélo jusqu’à 300 € par an.
* Restauration : accès à la cantine d’établissement avec participation employeur.
* Comité des Œuvres Sociales (COS) : cotisation mensuelle de 15 € pour bénéficier d’avantages équivalents à ceux d’un comité d’entreprise, dont 600 € de chèques vacances dès la 2e année.
* Congés et RTT : 25 jours de congés annuels + 23 jours de RTT pour une année complète, dont 1 jour travaillé au titre de la journée de solidarité.