Gestionnaire des études doctorales

À propos de nous

Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), l’université de Tours est la première université de la région Centre-Val de Loire.

Elle propose une offre de formation large, pluridisciplinaire, et interdisciplinaire et une recherche d’excellence reconnue. C’est aussi un établissement inscrit dans un environnement régional dynamique, connu pour la qualité de vie qu’il offre à ses habitants. Dans ce cadre, l’université de Tours se présente comme une université citoyenne, aux valeurs humanistes, socialement engagée, éthiquement responsable.

L’université accueille 30 000 étudiantes et étudiants, et emploie aujourd'hui plus de 1200 personnels et plus de 1400 enseignants chercheurs.



Pour accompagner son développement, l'université de Tours recrute chaque année de nouveaux talents.




Ce poste, comme tous les postes de notre université, est ouvert aux candidats et candidates en situation de handicap.


Mission

Assurer la conformité et la régularité de la procédure doctorale pour le secteur SST (Santé Sciences et Technique), en contrôlant l’ensemble des étapes depuis le dépôt de sujet de thèse jusqu’à la soutenance en lien étroit avec les directions des 3 Écoles Doctorales du secteur SST.

=>>> Réaliser des opérations de gestion courante liées aux études doctorales. Le suivi et l’organisation des études doctorales sont mis en œuvre par le biais d’un guichet unique qui regroupe l’ensemble des prérogatives d’un secrétariat pédagogique et d’une scolarité avec régie. Ce guichet unique est tenu par le gestionnaire des études doctorales du secteur SST en binôme avec le gestionnaire des études doctorales du secteur SHS (Sciences Humaines et Sociales).

* Gestion administrative des études doctorales en complète dématérialisation sous ADUM

* Assurer l’accueil mailing, téléphonique et physique des doctorant·e·s

* Inscriptions administratives dans l'outil métier APOGEE

* Édition des certificats de scolarité, des cartes Atout Centre et des diplômes de doctorat

* Gestion des dérogations, des césures et des aides à la mobilité pour les doctorant·e·s

* Gestion des encaissements (chèques/CB) et de la régie afférente

* Retranscrire des informations orales à l’écrit avec les directions des ED et la DRV

* Édition des diplômes de doctorat

* Remplacement de son binôme en cas d’absence

* Mise à jour des tutoriels et documents ADUM

* Saisir, mettre en forme des documents divers, les produire et les diffuser

=>>> Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion des études doctorales : ADUM, APOGEE.

=>>> Sous la responsabilité de la DRV, aide au pilotage de l’organisation de la cérémonie de remise des diplômes de docteur·e·s

=>>> Participer aux évènements du service.


Profil

Connaissances :

* Environnement de l’établissement et réseaux professionnels

* Techniques d’élaboration de documents

* Techniques d’accueil téléphonique et physique

* Techniques de communication écrite et orale

* Règlements intérieurs des écoles doctorales


Compétences opérationnelles :

* Rédiger des documents

* Savoir rendre compte

* Travailler en équipe (service de 11 personnes au sein d’une direction composée de 5 services)

* Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité : APOGEE, ADUM

* Utiliser les outils bureautiques et de communication : suite OFFICE, zimbra, Teams (visio), Evento



Compétences comportementales :

* Sens de l’organisation notamment dans le cadre de la polyvalence des missions confiées

* Réactivité

* Sens relationnel (interface avec différents services – Accueil public spécifique avec les doctorants dont 40% sont étrangers

*

Informations complémentaires :

Catégorie C

Poste ouvert aux titulaires ou contractuel.les

Dossier de candidature : CV (sans photo) et lettre de motivation

Pour les titulaires : Dernier arrêté de situation professionnelle, votre dernier entretien professionnel et un autre des années précédentes de votre choix

Date limite de candidature : 11 mai

Date de prise de poste : 1er juin

Rémunération : grilles indiciaires des personnels ITRF

Groupe RIFSEEP : 2

Contact pour tout renseignement sur le poste : Isabelle Guillouet / isabelle.guillouet[at]univ-tours.fr - toute candidature envoyée directement à cette adresse ne pourra être prise en considération.

Poste susceptible d’être vacant (à préciser le cas échéant)