Description du poste
Au sein du Centre de Service Partagé Administration RH & Paie qui gère plus de 5300 collaborateurs pour 40 sociétés sur le périmètre France, vous travaillez au sein d’une équipe administration du personnel animée par un coordinateur rattaché au Responsable du pôle Administration RH. Vous gérez sur un périmètre, les activités d’administration RH quotidiennes selon les règles et calendriers définis.
Vous êtes en lien direct avec les HRBP, managers et collaborateurs de votre périmètre, et êtes force de proposition dans l’amélioration des process. Vous travaillez en binôme avec un autre gestionnaire de l’équipe pour maintenir la continuité d’activité. Vous êtes en lien également avec l’équipe RH-Online sur des activités RH complémentaires, et interagissez avec les gestionnaires de paie de votre secteur.
Vous intervenez sur l’ensemble des processus administratifs de gestion du personnel de votre périmètre sur les outils SIRH et êtes garant.e des données jusqu’à leur intégration sur les différents outils RH. Vous assurez à ce titre le suivi administratif et opérationnel en lien direct avec deux ou trois (selon l’effectif) HRBP sur le même périmètre, sur les activités suivantes.
Gestion des entrées/contrats :
* Revue des données personnelles et contractuelles des collaborateurs (contrôle/ correction / validation) en lien avec les HRBP ; validation des données dans l’outil Core RH pour interfaçage en paie et dans l’outil de gestion documentaire
* Intervention et suivi des processus de pré boarding et on boarding, relance auprès des différents intervenants
* Rédaction des contrats de travail et conventions de transfert, mise en signature et suivi
* Gestion de l’ensemble des démarches déclaratives d’embauche et des adhésions aux organismes
* Gestion / contrôle et validation avant archivage des pièces administratives des salariés (état-civil, situation familiale, autorisations de travail…) dans l’outil de gestion documentaire
* Contrôle des dossiers interfacés sur les outils paie et gestion documentaire, et correction sur l’outil Core RH des dossiers non interfacés pour mise en conformité
* Gestion des intérimaires et des stagiaires non rémunérés : collecte et saisie des données dans les outils SIRH
* Suivi des échéances en lien avec les HRBP : période d’essai (renouvellement ou rupture), titres de séjour et autorisations de travail
Gestion des process RH et évolutions/avenants :
* Intervention sur l’ensemble des processus administratifs de l’outil Core RH, et contrôle/correction des données en lien avec les HRBP, jusqu’à interfaçage sur les outils de paie et gestion documentaire, notamment sur les activités suivantes :
o Changement de lieu de travail
o Prolongation de CDD
o Intervention sur des processus complémentaires contractuels (saisie) rattachés à un process initialisé par le HRBP (détachement international ou localisation Outre-Mer, MAD, mobilité, missions temporaires et autres)
o Transformation CDD en CDI
o Correction de données professionnelles erronées (date d’ancienneté, type de contrat, durée initiale, clauses telles que véhicule de fonction…)
o Modifier l’affectation, le poste, le manager en lien avec le HRBP
o Mettre à jour les modes de paiement
* Rédaction de l’ensemble des avenants au contrat de travail et conventions de mise à disposition, mise en signature et suivi
* Revue des évolutions des données personnelles et contractuelles des collaborateurs (contrôle/ correction / validation) en lien avec les HRBP ; validation des données dans l’outil Core RH pour interfaçage en paie et dans l’outil de gestion documentaire
* Gestion des sorties et mobilités et établissement des courriers de notification de départ, mise en signature et suivi
* Gestion / contrôle et validation avant archivage des nouvelles pièces administratives des salariés (état-civil et situation familiale, autorisations de travail…)
* Suivi des échéances de dispositions contractuelles (avenants, pièces administratives…)
Vous êtes en lien direct avec les collaborateurs et managers de votre secteur et répondez à leurs demandes sur les sujets administratifs RH.
Autres activités :
* Participation à des actions RH en support des HRBP
* Identification des anomalies et dysfonctionnement des outils Core RH et gestion documentaire auprès du coordinateur
Vous êtes amené.e à participer à des missions transversales RH.
Qualifications
Votre Parcours ?
* Vous préparez un Bac+3/5 en Ressources Humaines et vous recherchez un contrat d'apprentissage de 12 ou 24 mois.
Vos atouts ?
* Maîtrise des process administratifs RH et du droit social.
* Maîtrise des outils Excel et Word.
* Maîtrise du contrôle de la qualité des bases de données du Core RH et savoir conseiller et orienter les salariés sur leurs droits obligations et demandes.
* Communiquer clairement et efficacement, tant aux collaborateurs qu’aux équipes de paie et aux RRH.
* Capacités à travailler en équipe, avec des interlocuteurs à distance et sur plusieurs Business Lines
* Sens des priorités et adaptabilité : être capable de s'adapter rapidement aux changements et aux nouvelles situations, et de maintenir son efficacité dans des environnements de travail en constante évolution.
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