Au sein de la Direction Financing and Client Services (FCS), pôle Agency and Transaction Management (ATM) en charge des activités de Corporate and Leveraged Finance (CLF), le poste est constitué des missions décrites ci-dessous :
* Etablissement et revue des factures liées à la gestion des dossiers et alimentation du chrono factures (facture de commissions, refacturations avocats et outils externes type debtdomain clearpar etc)
* recherche et booking des déplacements des membres de l’équipe dans l’outil dédié, gestion des notes de frais associées
* Support administratif des Responsables d’Equipe / Adjoints dans l’ensemble des reportings à effectuer
* Gestion de la boite fax commune, (réception ouverture et dispatch des notices reçues du BO / notices de taux /roll)
* Scan et copie de documents juridiques et administratifs, (CPs share certificates autres docs juridiques), classement
* Envoi de documents originaux aux banques du pool et aux clients + archivage sécurisé
* Organisation et gestion des réunions de pool bancaire (réservation de salle, gestion de la liste des invités, accueil, préparation des badges)
* Suivi et relance de l’obtention des pouvoirs des banques lors de la mise en place des signatures de contrats ou dans le cadre de la signature d’avenants (pouvoir donné à l’agent pour signature des contrats)
* Relances téléphoniques auprès des prêteurs lors du suivi des avenants ou waivers et enregistrement des informations recueillies (tour des banques pour vérifier la bonne réception et la capacité à tenir le délai, modification des interlocuteurs si besoin, éventuellement suivi et enregistrement des votes)
* Relances des clients pour l’obtention des informations contractuelles (covenants, kyc)
* Mises à jour et contrôles de fiabilité des groupements de contacts outlook, fichiers Agency et Debtdomain
* Centralisation et suivi des tâches relatives aux ouvertures de comptes (intermédiaire entre client et équipes en charge des ouvertures de la réservation du n° à la finalisation de l’ouverture).
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