Assistant(e) / gestionnaire de dossiers de contrôles, reporting et suivi budgétaire h/f

Description de la mission

Vos missions seront les suivantes :

- Participer à la gestion administrative des dossiers de contrôle :

1. créer, alimenter et suivre les dossiers de contrôle au sein des outils internes ;
2. organiser les réunions de contrôle inter-directions ;
3. suivre, mettre à jour et diffuser les plannings de suivi des dossiers ;
4. diffuser les documents pertinents aux parties prenantes internes,
5. pour les dossiers répressifs, vérifier le bon recensement des pièces collectées lors du contrôle et procéder à l’organisation et à l’agencement des documents numériques et papier en vue de la transmission d’un dossier complet et organisé à la direction en charge de l’instruction ;
6. coordonner les demandes de traduction, assurer l’interface entre les traducteurs et la Direction ;
7. publier sur le site internet de l’AMF les synthèses des contrôles.

- Etablir le reporting lié aux activités de contrôle et procéder à des recensements d’informations :

8. produire les indicateurs de la Direction (reporting mensuel d’activité, tableaux de bord d’activité trimestriels, rapport annuel, etc.) ;
9. participer aux définitions des besoins de la Direction en matière d’outils de reporting en lien avec les directions en charge de l’informatique et des données ;
10. faire des recherches, recenser des informations et des documents, et produire des statistiques sur demande (pour des besoins internes ou externes) ;
11. suivre et recenser les transmissions aux différentes institutions publiques et les signalements reçus de ces dernières.

- Suivre le budget de la Direction des contrôles :

12. saisir les engagements et les commandes ;
13. préparer et saisir les services faits dans les outils internes ;
14. répondre aux demandes de la Direction financière sur les prévisions et les exécutions budgétaires de la Direction des contrôles, en coordination avec les managers.

- Assurer le back-up des missions d’assistanat :

15. organiser les réunions et entretiens divers ;
16. assister les managers et inspecteurs ;
17. contribuer au développement de l'esprit d'équipe, à l'entraide et favoriser les moments de convivialité (organisation de séminaires, déjeuners de direction, etc.).

Profil

Titulaire d’un diplôme de niveau Bac (gestion administrative, logistique ou opérationnelle), vous avez une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le support administratif qui vous aura permis d’acquérir des méthodes de travail rigoureuses et une très bonne autonomie.

Vous avez le sens de l’organisation et du collectif et un intérêt pour la gestion documentaire et les données chiffrées.

Vous êtes intéressé(e) par les projets informatiques d’amélioration des outils et de traitement des données ainsi que par l’usage de l’intelligence artificielle.

La maîtrise des outils bureautiques et de traitement des données usuels sont requis pour ce poste.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités/compétences suivantes :

18. rigueur ;
19. bonnes capacités rédactionnelles ;
20. autonomie et adaptabilité ;
21. bon niveau de communication orale ;
22. orientation service et résultat ;
23. esprit d’équipe ;
24. sens de la collaboration ;
25. initiative et anticipation.

Conformément à la règlementation, tous nos postes sont ouverts au recrutement de travailleurs handicapés.

Poste en CDI, basé à Paris (2ème), avec télétravail.