Secrétaire service santé et comptabilité h/f

[61637] CDEF - Loire-Atlantique
Le poste dispose d'un double rattachement, au niveau du secrétariat du service santé (composé de 8 professionnelles IDE) et au niveau du service comptabilité, respectivement à 50% chacun. Le secrétaire médical et comptabilité travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des équipes : chefs de service, équipes éducatives, service santé, services administratifs et logistiques, etc. Il est régulièrement en lien avec les partenaires de l'établissement.
Assurer le suivi administratif du dossier médical de chaque jeune :
-A l'arrivée d'un enfant, créer le dossier de l'enfant et remplir les informations nécessaires (fiche administrative, etc.), le mettre à jour.
o Transmettre systématiquement le suivi des dossiers à l'infirmière référente.
-Suivre les démarches CMU, carte vitale et autorisation de vacciner, régulariser les situations auprès des partenaires (pharmacie, etc.) à réception de l'attestation CMU,
o Inclure les comptes-rendus, la CSS et les autorisations vaccinales.
-Assurer le suivi des déclarations d'accident des jeunes accueillis,
-Archiver les dossiers médicaux à la sortie des enfants.
Assurer le secrétariat du service santé :
-Réceptionner et gérer le courrier du service (scan des documents),
-Répondre au téléphone et transmettre les messages aux personnes concernées,
-Rédiger les ordres du jour et compte-rendu des réunions de service.
-Suivre les dispositifs Santé Protégée et Pégase (dont la facturation)
Apporter un soutien logistique au service santé :
-Appuyer le service santé au niveau informatique (tableaux de suivi de traitement, congés annuels, réservation de véhicules),
o Intervenir sur le Dossier de l'usager informatisé
-Gérer les commandes de matériels médicaux et administratifs.
1- Participer à la gestion comptable de l'établissement :
L'agent de gestion comptable s'assure de la conformité des flux de dépenses et de recettes de la structure ainsi que du respect de la consommation des crédits budgétaires accordés.
Traiter les dépenses de fonctionnement
-Suivre et engager les bons de commande de certains fournisseurs
-Contrôler et liquider les factures
-Assurer la facturation
-Rembourser les agents hors régie
-Vérifier la bonne réalisation des prestations
Mettre à jour les tableaux de bord
-Suivre les recettes et les consommations
-Analyser les recettes et les consommations
Traiter les recettes
-Émettre les titres de recettes
-Effectuer les remboursements
-Refacturer aux départements extérieurs
Réaliser les achats
- Suivre les marchés du conseil départemental et mettre en oeuvre les règles de la commande publique
- Mettre en oeuvre et suivre les investissements de l'établissement
- Mettre à jour l'inventaire
Réaliser de la logistique ponctuelle
-Préparer et distribuer les fournitures de bureau
- Distribuer les carnets de bord automobiles
-Distribuer les divers documents annuels aux groupes
Description du profil recherché:
Savoirs requis
-Maîtriser les outils informatiques,
-S'exprimer avec professionnalisme,
Savoir-faire requis
-Priorisation des tâches selon l'urgence et l'importance,
-Sens de l'organisation,
- Esprit de synthèse,
- Adaptation au travail en équipe pluridisciplinaire,
- Accueil, accompagnement et orientation des personnes, des publics,
- Identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
- Excellentes compétences en communication et en relation interpersonnelle.
- Capacité à gérer des situations stressantes et à résoudre des conflits.
- Connaissance des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
Savoir-être requis
- Discrétion et respect du secret médical,
- Rigueur,
- Bonne humeur et participation à la dynamique d'équipe,
- Empathie et écoute active.
- Patience et bienveillance.
- Capacité d'adaptation et flexibilité.
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour