Relations fonctionnelles
En interne :l’ensemble des équipes de la DGAS en territoire, la DEF En externe : Usagers, Partenaires institutionnels, sociaux et associatifs.
Missions
Il apporte une assistance permanente au Responsable d’équipe de proximité afin d’optimiser son activité en terme de gestion, d’organisation et de communication d’informations. Il prépare et suit des dossiers thématiques. Il organise, gère des réunions ou commissions, réalise des compte rendus.
Il participe à la gestion administrative du personnel du territoire du REP (gestion des ressources, besoin de formation…).
Il a en charge les demandes de stages des puéricultrices, auxiliaires de puériculture, des psychologues, des éducateurs de jeunes enfants.
Il réalise un suivi des différentes activités des équipes.
Il assure les activités de secrétariat de tous les professionnels PMI du territoire, hormis les écrits des puéricultrices et des médecins concernant les EAJE.
Il prend en charge la réception et le suivi des évaluations (IP, rapports…).
Il gère les commandes de fournitures.
Il se charge de collecter les éléments statistiques de son territoire pour transmission à l’assistant du chef de service.
Il peut être amené à remplacer ses collègues assistants pour assurer la continuité de service.
Ces missions peuvent s’adapter en fonction des évolutions des cadres départementaux et nationaux et des réorganisations.
Activités principales
Accueil téléphonique
Développement de tableaux de bord d'activités et d'indicateurs de gestion
Gestion des relations avec les usagers
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Production de données statistiques
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Rédaction de courriers
Suivi de tableaux de bord
Traitement informatique des dossiers
Tri, classement et archivage de documents
Frappe de courriers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Conception de tableaux de bord
Réception du courrier
Gestion d'un ou plusieurs agenda(s)
Orientation vers les services ou organismes compétents
Diplômes et niveaux d'expérience requis
Baccalauréat dans le domaine du poste visé avec expérience de 3 à 5 ans, Bac dans le domaine du poste visé, débutant accepté
Caractéristiques particulières
Résidence administrative : Beaumont-sur-Sartthe
Savoirs
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance du droit social notamment des dispositions légales en matière de Prévention et de Protection de l'Enfance en Danger
Connaissance du secteur social et médico-social (réglementation, publics, etc)
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Connaissance des techniques de prise de notes rapides
Savoir-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Ecouter et reformuler les demandes
Gérer son temps de manière efficace
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les demandes et les besoins des usagers
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Rédiger des écrits professionnels
Respecter les procédures
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
Suivre une procédure
Maîtriser les outils informatiques (bureautiques, applications de gestion)
Analyser et synthétiser des informations
Utiliser les logiciels bureautiques (word,excel,powerpoint,outlook, Teams..)
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact
Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe
Faire preuve d'organisation
Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence
Faire preuve de rigueur et de méthode
Disposer d'une vision "service et usager
Faire preuve d'autonomie
Faire preuve de discrétion
Prendre du recul par rapport aux situations
Avoir le sens du service public
Se montrer disponible
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