Agent(e) administratif(ve) polyvalent(e) (h/f)

La collectivité repense sa fonction d'accueil en mairie et recherche un agent administratif polyvalent (F/H) pour assurer, sous l'autorité de la directrice des affaires générales, des missions d'accueil, d'information et de gestion de dossiers administratifs.

Il/Elle aura pour missions principales :
- D'assurer l'accueil et le renseignement du public,
- D'assurer le suivi de la communication de la collectivité,
- D'assurer la gestion de l'état-civil,
- D'assurer la gestion de dossiers administratifs (affaires générales, affaires funéraires, élections.),
- De contribuer à la gestion du pouvoir de police du Maire,
- D'assurer le secrétariat de la direction.

Nous garantissons un environnement de travail sain et l'apport de moyens à la hauteur des ambitions du poste.

Missions / conditions d'exercice :

ACCUEIL ET RENSEIGNEMENT DU PUBLIC
- Accueil téléphonique de la commune en lien avec les autres agents du service,
- Accueil physique des usagers et orientation vers les services,
- Délivrance d'attestations d'accueil pour le séjour des étrangers et autres formalités informatives ;

COMMUNICATION
- Mise à jour du site Internet de la Commune,
- Mise en ligne de messages sur les panneaux lumineux communaux,
- Suivi de l'application « Panneau Pocket »,
- Suivi de la boîte mail commune de la mairie de Sillingy,
- Contribution à la revue de presse quotidienne ;

GESTION DE L'ETAT-CIVIL
- Réception des déclarations de naissance, de décès, de reconnaissance d'enfants,
- Suivi des dossiers d'union : mariage/PACS (constitution de dossiers, audition, publication d'actes.),
- Suivi des demandes de changement de nom/prénom,
- Mention en marge de tout acte ou jugement sur les registres de l'état civil,
- Délivrance de toute copie et d'extraits d'état civil ;

GESTION DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS
- Gestion du courrier arrivée et départ (ouverture, enregistrement, affranchissement.),
- Suivi de formalités administratives diverses (archivage, classement documentaire.),
- Contribution à l'organisation des élections (tenue des listes électorales, organisation des scrutins.),
- Contribution à la gestion des affaires funéraires (mise à jour des plans, suivi des inhumations.),
- Suivi des listes des jurés d'assise et du recensement de la population ;

CONTRIBUTION A LA GESTION DU POUVOIR DE POLICE DU MAIRE
- Délivrance d'autorisations diverses : stationnement, vente au déballage, débit de boissons.
- Suivi des licences,
- Suivi de déclarations (chiens dangereux.) ;

SECRETARIAT DE LA DIRECTION
- Rédaction de courriers et recherche d'informations à la demande,
- Solidarité avec d'autres secrétariat en cas de besoin ;

Profil recherché :

SAVOIRS
- Connaissance du cadre réglementaire applicable au service (état-civil, funéraire, élections),
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
- Connaissance des procédures administratives,
- Connaissance des techniques et outils modernes de communication,
- Maîtrise de l'expression écrite et orale

SAVOIR-FAIRE
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word),
- Maîtrise des logiciels Berger-Levrault et Gescime (ou une capacité à se former),
- Capacité à rédiger des notes et courriers administratifs,
- Capacité à alerter et filtrer les demandes ;

SAVOIR-ÊTRE
- Sens de l'organisation et des priorités,
- Discrétion professionnelle,
- Esprit d'équipe et qualités relationnelles,
- Dynamisme, réactivité, autonomie et rigueur,
- Capacité d'adaptation et de proposition ;

Expérience souhaitée sur un poste similaire en collectivité territoriale de strate comparable.
Une connaissance du cadre administratif des collectivités territoriales sera un plus, associée à une formation sur l'administration des entreprises ou administrations.

Contact
Mme Cécile FANTINI, Directrice des affaires générales
dag@sillingy.fr
04 50 68 75 17