RESPONSABILITÉS :
Positionnement
Le gestionnaire / référent qualité-processus du service Déplacements est rattaché(e) au Responsable du service, au sein de la Direction des Affaires Financières et Comptables (DAFCO).
Il/Elle travaille en relation avec l'équipe du service, les Responsables et assistant(e)s de Centres de Responsabilité (CR), les assistants de filières, les vacataires de l'école et l'équipe de la DAFCO.
Mission
Contribuer à la gestion efficace et qualitative des déplacements pour les personnels, intervenants et élèves de l'EHESP.
Activités principales
Référent processus et qualité, lié aux déplacements
• Rédaction des processus Ordres de mission et états de frais (OM/EF)
• Gestionnaire du nettoyage des flux
• Suivi des travaux de contrôle interne (Organigramme fonctionnel nominatif, logigrammes, plan de contrôle) – en coordination avec le ou la responsable de service
Gestion du ROP (relevé d'opération Notilus/FCM)
• Intégration et traitement du ROP (suppléant : responsable de service)
• Suivi de la facturation OM / EF et des sujets budgétaires lié aux déplacements
Administrateur fonctionnel du logiciel NOTILUS (suppléant : responsable de service)
• Gestion de l'assistance utilisateur de 1er niveau (blocage, anomalies, erreurs)
• Gestion des droits, tiers et des enveloppes
• Gestion de la BALF « sos-notilus[at]ehesp.fr »
• Analyse et traitement des rejets NOTILUS
• Rédaction des tickets en lien avec l'éditeur du logiciel,
• Assister aux réunions techniques de l'éditeur du logiciel
• Rédaction des modes opératoires, guides d'utilisation, formations des utilisateurs internes
• Référent NOTILUS auprès des autres administrateurs de systèmes d'information
Gestion des ordres de mission et états de frais
• Gestion des avances, appui au suivi a posteriori des dépenses liées aux missions NOTILUS
• Si nécessaire, en appui aux pôles élèves et voyages
• Validation des ordres de missions et des états de frais – en coordination avec le ou la responsable de service
PROFIL RECHERCHÉ :
Compétences requises
Connaissances :
• Connaissance de base des dispositifs règlementaires concernant la politique déplacement et la politique achat
• Connaissances de base de la comptabilité publique
Savoir-faire :
• Capacité à aller chercher des informations pertinentes et à les synthétiser
• Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel) et collaboratifs (Teams, etc.) et l'IA
• Maîtrise des outils de traitement de base de données (Power BI, Business Object, etc.)
• Connaissance de logiciel de gestion compta-finances (SAP/SIFAC, etc.) recommandée
Savoir-être :
• Réactivité, autonomie, adaptation, rigueur, sens de l'organisation personnelle
• Capacité à travailler en équipe
• Réactivité, prise d'initiative et anticipation
• Qualités relationnelles avec différents types de publics internes et externes (personnel, élèves, vacataires, agence comptable, agence de voyage, fournisseurs...)
Conditions particulières liées à la fonction :
• Disponibilité
• Télétravail possible 1 à 2 jours par semaine, à partir de 6 mois après la prise de poste
Renseignements complémentaires
Poste de catégorie B basé à Rennes, poste vacant à temps plein à pourvoir à partir d'avril 2026
Poste ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels sur la base d'un contrat de droit public de 1 an renouvelable.
Lettre de motivation et CV détaillé à adresser par e-mail : job-ref-i31oxsjweu[at]emploi.beetween.com
Date limite d'envoi des candidatures : 6 mars 2026 (9h00 au plus tard)
Date des entretiens : 11 mars 2026 après-midi
Renseignements sur le poste : Alexandra DIAS – Responsable pôle déplacements – alexandra.dias[at]ehesp.fr
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