Employeur
L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.
Le Collège Sciences et Technologies assure le pilotage global de l’offre de formation dans le domaine des sciences et technologies, domaine qui couvre principalement les disciplines de la chimie, de l’informatique, de l’ingénierie, des mathématiques et leurs interactions, de la physique, des sciences de la terre, des sciences de l’environnement et des sciences de la vie. Il rassemble 8500 étudiants, 785 enseignants, 185 formations et 125 personnels administratifs, ingénieurs et techniciens au sein d’un campus dynamique.
Votre mission
L'adjoint en gestion administrative du Bureau Master effectue et contrôle le paramétrage des inscriptions pédagogiques et de leur bon déroulement. Il participe à l'organisation des examens, la récupération et la saisie des notes, édite les procès‐verbaux de délibération, les contrôle, et organise les délibérations des sessions d’examen d’année et de diplôme. Il a également pour mission la saisie et la vérification des emplois du temps des formations de master dont il a la gestion dans l’application Ade. Enfin il vérifie et saisie les informations relatives aux services enseignants dans les formations dont il à la gestion.
Rattaché(e) au service scolarité de la faculté, sous l’autorité hiérarchique direct de la cheffe du bureau Master, le gestionnaire de formation master sera mobilisé de manière plus forte sur les périodes de septembre, décembre-janvier et mai-juin.
En tant que gestionnaire de formation Master, vos activités se déclinent sur plusieurs axes :
Activités de scolarité :
1. Centralisation et saisie des emplois du temps de la formation dans l’application Hyperplanning
2. Suivi et saisie des charges d’enseignement dans l’application SGSE de la mention de master
3. Suivi des dossiers vacataires d’enseignements intervenant dans les formations de master.
4. Vérification et accompagnement des inscriptions pédagogiques des étudiants
5. Affectation des étudiants dans les groupes de TD
6. Participation à l’organisation des examens (réception, relecture et mise en forme et suivi des demandes de reprographie des sujets d'examens, édition des étiquettes d'anonymat, participation aux appels, réception et traitement des copies d'examens, intégration des notes dans Apogée, lancement des calculs, vérification de la cohérence et de la concordance des résultats, éditions des PV et édition des relevés de notes)
7. Organisation des délibérations des jurys d'examens des années d'étude de son bac de gestion.
8. Édition et contrôle des PV de délibération
Activités administratives :
9. Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
10. Classer et archiver des documents
11. Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
12. Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des informations
13. Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées Saisir, mettre en forme des documents divers
Vos atouts / Vos talents
Compétences opérationnelles et techniques :
14. Accueillir du public
15. Enregistrer et classer les documents
16. Rédiger des documents
17. Rendre compte
18. Travailler en équipe
19. Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
20. Utiliser les outils bureautiques
Compétences professionnelles :
21. Rigueur
22. Réactivité et persévérance
23. Capacité d’adaptation
24. Sens des initiatives et de l’organisation
25. Qualités relationnelles
26. Gestion du stress
Une première expérience en gestion de scolarité est souhaitée. La maîtrise des logiciels tels qu'Apogée, ADE, Hyperplanning, ainsi que GFC Dépenses, constituerait un atout.
Vous vous reconnaissez ? Postulez vite !
Avantages liés au poste :
27. 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
28. Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
29. Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
30. Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
31. Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
32. Possibilité de parking du personnel
33. Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
34. Parcours d’accueil et formations
Rémunération selon profil et expérience.
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