RESPONSABILITÉS :
Vous apporterez une aide permanente à un directeur ou un responsable de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
MISSIONS PRINCIPALES
Secrétariat de direction
- Accueil téléphonique et physique
- Gestion du courrier du Président et du Directeur Territorial
- Organisation et planification de réunions
- Gestion de l'agenda du Directeur Territorial (hiérarchiser et fixer ses rendez-vous)
- Suivi agenda et frais du Président de la CMA départementale
- Gestion déplacements du Président et du Directeur Territorial (réservation billet d'avion, hôtel)
- Suivi délégation de représentativités des élus, frais des élus
- Rédaction et diffusion de courriers, notes, rapports...
- Rédaction comptes rendus comités de direction
- Organisation d'évènements internes
- Classement et archivage
Préparation des instances
- Préparation de PV, (conférence territoriales et commissions territoriales)
- Préparation conférences territoriales (convocations, réservation espaces, etc.)
Commercialisation de l'offre de service
- Prospection téléphonique à partir de fichiers pré ciblés : identifier les différents besoins des clients et prospects, les conseiller et leur répondre en garantissant une qualité de service
- Utilisation de l'outil Salesforce
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES
Temps de travail hebdomadaire : 37h50 sur 4.50 jours ou en alterné 4 jours / 5 jours
Rémunération versée sur 13 mois
Classification : Maîtrise - Niveau 3 - Classe 1 - Echelon 1 Indice 400 soit 2 240 euros brut mensuel
PROFIL RECHERCHÉ :
Nombre d'années d'expérience : 2 à 5 ans
Niveau de formation : Bac + 2
SAVOIR
• Environnement et fonctionnement général des CMA
• Commerce - Vente - Marketing
SAVOIR FAIRE
• Accueillir du public
• Négocier
• Gérer un planning, organiser des déplacements
• Transmettre des informations (salariés – élus)
• Rédiger et mettre en forme des documents (courriers – comptes rendus – synthèses)
• Techniques de secrétariat (Word, Power Point, Excel)
• Capacités rédactionnelles et excellente maîtrise de l'orthographe
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Travailler en équipe/réseau (évènements internes)
• Savoir utiliser Teams, Boomerang
SAVOIR ETRE
• Discrétion
• Esprit d'analyse
• Esprit de synthèse
• Autonomie
• Aisance relationnelle
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