Gestionnaire accueil et secrétariat du ctm

Gestionnaire accueil et secrétariat du CTM, Seine-Maritime

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint adm. principal de 1ère classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté en attente d’un recrutement de fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite de 2 ans.

Temps de travail : Temps complet

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé


Description de l'emploi

Sous l’autorité du Directeur des services techniques, vous assurerez la gestion administrative, la location des salles, le magasin, les ressources humaines et la gestion des salles de sports.


Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales seront :

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et des entreprises

Gestion Administrative :

* Gérer le courrier : réception, distribution, expédition
* Rédiger des courriers et documents
* Enregistrer les dossiers d’urbanisme
* Traiter, transmettre, suivre les demandes de travaux et bons de travaux E-Atal
* Traiter les arrêtés de circulation et stationnement
* Suivre les fiches travaux et demandes d’interventions
* Appeler les entreprises pour interventions
* Suivre les demandes de traçage des terrains de sports
* Gérer les cartes carburants
* Suivi financier des fluides et refacturations
* Préparer et suivre les formulaires d’achat, bons de commande, validation des factures
* Suivi des travaux en régie
* Participer à la préparation du budget
* Gérer les photocopieurs et consommables

Locations de salle :

* Gérer planning, courriers, facturation, états des lieux

Ressources humaines :

* Suivi des absences, congés, formations, astreintes, dotations EPI, accidents du travail
* Distribution des éléments de paie et tickets restaurant

Gestion des salles de sports :

* Gestion du personnel et stocks

Magasin :

* Aide à l’élaboration des devis, bons de commande, suivi facturation, gestion des stocks, validation de factures

Activités secondaires :

* Suivi en l’absence des services Urbanisme et Accueil CTM

Matériel mis à disposition :

* Bureau, standard téléphonique, matériel informatique, logiciels Word, Excel, messagerie


Profils recherchés

Qualifications :

* Diplômé d’un BTS assistant(e) de direction ou équivalent
* Permis B obligatoire
* Expérience similaire souhaitée
* Connaissance du statut de la fonction publique territoriale
* Techniques de rédaction administrative
* Maitrise des applications informatiques professionnelles et bureautiques courantes
* Maîtrise des techniques de communication
* Très bonne maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit
* Capacité d’initiative, de réaction, organisation, rigueur, autonomie
* Discrétion, secret professionnel, devoir de réserve
* Sens de la diplomatie, capacité à rendre compte


Conditions d’exercice

Recrutement : Poste permanent à temps complet, sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs, titulaire ou contractuel (contrat de 1 an renouvelable) à partir du 1er septembre 2025.

Spécificités : Participation à des séminaires, manifestations, réunions selon besoin.

Avantages : Rémunération, primes, jours RTT, titres restaurant, adhésion à des avantages sociaux, possibilité de participation mutuelle ou maintien de salaire.

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