Secrétaire de coordination des admissions f/h

Métier
Administratif - Autres métiers
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Service d'affectation
Cellule d'admission médicalisée
Présentation du service

le secrétariat de coordination des admissions de l'HAD AP-HP est piloté part la Direction des Opérations, des Parcours et du Developpement.

La direction est composée :

· du service social

· du secteur de coordination adulte

· de la cellule d’admission médicalisée

Ces 3 secteurs sont sous la responsabilité du cadre supérieur de santé de la DOPD

La Cellule d’admission médicalisée (CAM) est composée de 2 secteurs :

- Le secteur admissions qui gère les dossiers administratifs, composé de secrétaires.

- Le secteur médicalisé qui analyse les demandes d’admission, composé d’une équipe pluridisciplinaire : médecins praticiens HAD, pédiatre, pharmacien, IDE coordinatrice adultes, infirmière ou cadre puéricultrice, cadre de coordination (en rotation), cadre de territoire et 4 secrétaires fixes.

Ouvert du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h30 avec une continuité administrative le week-end.

La coordination est divisée en 3 secteurs : Nord-Est, Nord-Ouest et Sud. Chaque coordination est composée de plusieurs antennes localisées au sein d’hôpitaux couverts par l’HAD. Chaque secteur est sous la responsabilité d’un cadre de coordination.

L’équipe est également composée d’un médecin référent parcours et nouvelles prises en charge, d’un chargé de pilotage et de l’analyse de la performance, d’un encadrant administratif pour les 2 secrétariats de la CAM, ainsi que d’un adjoint en charge de l’organisation et du développement.

Vos missions

- Assurer la gestion d’une demande d’HAD de la demande à l’admission ou non du patient

- Assurer un accueil téléphonique de qualité : réceptionner, enregistrer, transmettre et orienter les appels téléphoniques

- Répondre aux demandes d’admission des services prescripteurs : hôpital prescripteur, médecin de ville, ESMS...

- Elaborer le dossier de pré-admission du patient et assurer le suivi

- Vérifier l’identité du patient et l’ouverture des droits à la sécurité sociale

- Finaliser l’admission administrative

- Assurer une transmission rapide et efficace des informations auprès des différents partenaires (Médecins de coordination, IDE et cadre de coordination, IDELIA CAM, unités de soins…)

- Gérer et orienter les appels téléphoniques

- Gérer et orienter les fax et les mails

- Classer et archiver les documents administratifs dans le dossier de soins informatisés

- Contribuer à la promotion de l’HAD de l’AP-HP

- Assurer les mouvements du week-end et les jours fériés

- Travailler en étroite collaboration avec le secteur parcours de la cellule pour la gestion des demandes d’admission ainsi qu’avec les coordinations

- Alerter sur les dossiers complexes

- Participer aux projets institutionnels et de service

- Collaborer à l’accueil et présentation des missions journalières de la plateforme d’admissions aux nouveaux personnels HAD

- Assurer une continuité du service de 8h30 à 17h30, 7 jours sur 7

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS
• Aptitude à la communication téléphonique
• Aptitude aux outils numériques
• Esprit de synthèse et de discernement
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Esprit d’équipe
• Respect de la confidentialité et du secret professionnel

Qualifications professionnelles
• Qualification en secrétariat médical
• Connaissances bureautiques indispensables WORD / EXCEL / OUTLOOK
Préférable :
• Connaissance de l’HAD et des logiciels HAD : DOMILINK
• Connaissance de l’AP-HP et des logiciels AP-HP appréciée : ORBIS, SAP

Schéma horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Horaires de travail
en 7h30 de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi, week-end et jours fériés.
Télétravail
Oui
Vos avantages à l'AP-HP
* ticket restaurant
* AGOSPAP
* Hoptisoin
* Formation conitune

Description de l'hôpital
L'établissement d'Hospitalisation à Domicile (HAD) est un hôpital public de l'AP-HP, en charge de près de 900 patients par jour, chez eux, auprès de leur famille et de leurs proches, principalement sur tout le territoire du Grand Paris. Plus grande structure publique d'hospitalisation à domicile en France, l'HAD possède une expertise spécifique dans le lien ville-hôpital et avec le secteur médico-social.
Référence de l'offre
2026-20544