Le Centre Hospitalier de la Haute-Marne est un établissement public de santé spécialisé en santé mentale et en soins de réadaptation. Le CHHM est membre du GHT Coeur Grand Est qui compte 9 établissements et 6 000 professionnels au service de près de 300 000 habitants sur l'ensemble des territoires de la Marne, Haute-Marne et de la Meuse. Il est composé de 12 pôles de santé territoriaux.
Le Centre Hospitalier de la Haute-Marne recrute un(e) Assistant(e) de Direction.
Missions générales :
- Accueil physique et téléphonique des personnes
- Organisation des réunions, visites, conférences, évènements, commissions spécialisées, gestion des réservations des salles de réunions (et création des liens visio)
- Préparation et programmation des instances (ordre du jour et compte rendu)
- Prise de notes, frappe et mise en forme des documents, rédaction de compte rendus
- Prise de rendez-vous, gestion des agendas
- Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
- Organisation, gestion et suivi des réunions de la Direction, de la Direction des Soins et de la Direction des Usagers avec préparation des documents comprenant l'ordre du jour et la feuille d'émargement
Activités récurrentes :
- Accueil et orientation des personnes, des groupes, des publics
- Définition/adaptation et utilisation d'un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Elaboration, adaptation et optimisation du planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organisation et classement des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédaction et mise en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Expression en face à face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travail en équipe pluridisciplinaire/en réseau
- Utilisation des outils bureautique/Technologie d'information et de communication (TIC)
- Mise à jour de l'annuaire interne et externe
- Gestion des commandes de matériels et fournitures de bureau de la Direction
Activités ponctuelles ou spécifiques :
- Planification et organisation de toutes les instances (date, ordre du jour, cahier de séance, compte rendu) et mise à jour du tableau des instances avec chaque direction
- Planification des vœux, cérémonies.
- Rapport annuel d'activité et financier en lien avec les directions
- Relais concernant les réclamations ou plaintes des usagers de la Direction des Relations avec les Usagers, avec suivi des réponses apportées et la traçabilité des diffusions effectuées
- Réception et gestion des réquisitions : police ou gendarmerie avec remise des documents aux services concernés et archivage des copies
- Suivi des contentieux avec la Direction des Usagers
- Chargée des archives administratives
Selon les demandes, d'autres missions pourront être confiées comme le suivi de dossiers spécifiques et particulier.
Horaire : Les horaires sont fixés à 35h hebdomadaire. Le secrétariat de Direction est ouvert du Lundi au Vendredi. Les repos sont fixes (samedi/dimanche/jours fériés).
Rattachement hiérarchique :
Directeur Général - Directeur Délégué - Directeur des Soins - Directeur des Usagers
Nature et niveau de formation :
- BTS Assistant(e) de Manager ou diplôme de niveau III en rapport avec le poste
- BAC Secrétariat et gestion administrative ou diplôme de niveau IV avec expérience significative sur le poste
CDD tout public avec possibilité de CDI
Les personnes intéressées par ce poste doivent adresser leur candidature motivée et leur CV à la Direction des Ressources Humaines par courrier ou par mail à drh@chhm.fr
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