Vos missions en quelques mots Mission : Le service administratif de l'institut Néel doit pourvoir l'une des deux fonctions suivantes sur lesquelles les candidats pourront se positionner en fonction de leur profil : 1-Assistante en gestion administrative : assurer la coordination et la gestion d'un portefeuille de personnels non permanents doctorants et post-doctorants : recrutements, conventions d'accueil, accompagnement administratif lié à l'accueil ainsi que tout au long du séjour. 2- Assistante de direction au sein de l'un des départements scientifiques : assurer le soutien administratif de la direction du département : interface entre les interlocuteurs internes/externes, gestion de l'organisation opérationnelle, appui aux activités RH, préparation et suivi de dossiers, participation à l'organisation d'événements scientifiques. Activité : Assistante administrative : Instruire les dossiers de recrutements des personnels non-permanents (doctorants et chercheurs contractuels) en assurer le suivi administratif et financier en fonction des employeurs et sources de financement : CNRS, UGA, Grenoble INP Vérifier la conformité et les échéances des dossiers : conventions d'accueil pour les personnels étrangers, publication des offres, instruire les demandes d'accueil auprès du Fonctionnaire Sécurité Défense Suivre les évolutions réglementaires, techniques et organisationnelles RH Informer et conseiller les membres du laboratoire et la direction Organiser l'accueil des nouveaux entrants (journée d'accueil, intégration), les accompagner dans leurs démarches administratives Assistante de direction : Travailler en collaboration étroite avec l'équipe de direction d'un département scientifique et en particulier son directeur, instruire les dossiers complexes et confidentiels, vérifier la conformité réglementaire Coordonner l'agenda ; planifier et préparer les réunions et participer aux instances du département, rédiger des comptes rendus, courriers et rapports Suivre les personnels permanents et non permanents (CDD IT, visiteurs, stagiaires), appliquer les procédures CNRS/UGA, instruire des conventions de stage, accompagnement administratif des visiteurs, y compris en anglais ; mise à jour des organigrammes Contribuer à l'organisation de conférences et ateliers de recherche ACTIVITES COMMUNES AUX 2 POSTES Mettre à jour les bases de données des personnels dans les applications, assurer le suivi des indicateurs et tableaux de bord Participer aux réunions et à la vie du service administratif Interagir avec les membres de l'institut et les partenaires extérieurs Assurer la circulation de l'information Concevoir des supports de présentation Prendre en charge des projets transverses Mettre à jour les pages web de la direction/administration, production et diffusion d'informations Profil recherché Contexte : L'institut NEEL est un laboratoire qui compte plus de 450 personnes dont 120 chercheurs, 50 enseignants chercheurs,120 ingénieurs et techniciens et près de 150 personnels non permanents (doctorants, post-doctorants, CDD) et plus de 120 étudiants stagiaires par an. Son budget annuel consolidé est d'environ 39M€. Le laboratoire compte 16 équipes de recherche et 11 pôles technologiques et 6 services communs dont le service administratif. Le service est composé de 11 personnes chargées de l'aide au pilotage, de la gestion des ressources humaines, de l'élaboration des dossiers de recrutements, des conventions de stages, de la mise à jour et de l'alimentation des différentes bases de données du personnel. Il est chargé du suivi des projets nationaux et européens, mais aussi de la communication et de la diffusion d'informations internes et externes, de l'organisation des conférences, et d'alimenter et mettre à jour le site web du laboratoire. Le service est structuré pour que chacun de ses personnels ait en charge un ou plusieurs domaines d'activité : suivi des affaires administratives de la direction, ressources humaines, accueil et suivi des personnels permanents et non permanents, suivi des projets européens et projets nationaux, communication interne et externe, coopération internationale, organisation de manifestations scientifiques, sureté. Au sein du service administratif, l'agent recruté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative. Des formations externes seront proposées pour faciliter la prise de poste. Un système de tutorat interne au service sera également mis en place pour une prise de fonction optimum. Ce poste se situe dans un secteur relevant de la protection du potentiel scientifique et technique (PPST) et nécessite conformément à la réglementation, une autorisation par l'autorité compétente du MESR. Competence : Savoirs : - Maitriser les techniques de secrétariat et de communication ; - Savoir hiérarchiser et traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité ; - Avoir le sens de l'organisation et de la gestion des priorités ; - Extraire les données des systèmes d'information, mettre à jour et exploiter les bases de données ; - Maitriser les logiciels de bureautique courants ; - Connaitre le fonctionnement des organismes de recherche Savoir-faire opérationnels : - Posséder d'excellentes qualités rédactionnelles ; rédiger des synthèses ; - Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers ; - Mettre en œuvre des méthodes et rédiger des procédures de gestion administrative ; - Planifier les activités et respecter les échéances ; - Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion Compétences linguistiques - Anglais : Compréhension écrite et orale serait un plus Savoir être : - Respecter la confidentialité des informations et faire preuve de discrétion ; - Être autonome et être force de proposition ; - Avoir un bon relationnel - Communiquer et faire preuve de pédagogie, savoir s'adapter aux divers publics du laboratoire et aux interlocuteurs extérieurs - Posséder un esprit méthodique et rigoureux ; - Posséder de bonnes capacités d'adaptation ; - Travailler en équipe ; - Avoir un fort sens du service Niveau d'études minimum requis Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac 2 Spécialisation Comptabilité, gestion Langues Français Seuil
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