Poste POLYVALENT D'ASSISTANT/E DE DIRECTION à pourvoir le 1er AVRIL 2024 pour plusieurs garages automobiles ainsi qu'un centre de formation.
Vous êtes titulaire d'un BTS minimum et avez de l'expérience
(Poste proposé : Poste Agent de Maitrise - échelon 20 - RNQSA (2.6) - M.20.1)
la connaissance due la langue des signes serait un plus afin de faciliter la communication au sein de l'équipe de l'établissement
Votre mission :
Vous organiserez et coordonnerez pour vos supérieurs hiérarchiques et pour plusieurs sociétés transversales, la transmission et la rédaction des informations du service.
Vous assurerez également l'ensemble des activités de secrétariat pour ces sociétés.
Contenu du poste (non exhaustif) :
- Tenue d'un secrétariat de direction horizontal (plusieurs sociétés), le classement, l'archivage de documents
- Participation à la communication interne et externe des différentes entreprises
- Assurer le suivi des dossiers qui lui sont confiés
- Organisation et la documentation des réunions, rendez-vous et déplacements ;
- Gestion du planning et le tri des correspondances ;
- Accueil téléphonique des visiteurs, clients et fournisseurs ;
- Rédaction de supports de communication interne (comptes-rendus, notes) et des tâches bureautiques (frappe de courrier) ;
- Tenue des différents documents uniques
- Secrétariat lié au centre de formation
- Préparation, archivage et suivi de dossiers administratifs ou de notes à caractère éventuellement confidentiel
- Organisation d'évènements internes et externes (formations, réunions, réceptions) ; le suivi des formations employés
- Gestion administrative des contrats et du personnel, tenue du registre du personnel et suivi des heures supplémentaires / CP
- Participation à la gestion du personnel (congés, absences ...)
- Location de véhicules courte durée
- Facturation de certaines opérations sur plusieurs entreprises
- Pointage des factures fournisseurs
- Application des procédures qualités en vigueur dans les entreprises
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