Vos missions en quelques mots Direction d’affectation : Direction Générale des services Service d’affectation : Centre Social Municipal Lieu d’affectation : Cottage des Dunes à Berck-sur-Mer Encadrement d’agents : Non Caractère du poste : polyvalent Contraintes du poste : Tenue vestimentaire correcte Travail en bureau et guichet d’accueil Horaires d’ouverture au public Grande disponibilité vis-à-vis des usagers avec risques de tensions dans la relation au public Journée continue possible Assurer l’accueil physique et téléphoniques sur le site d’accueil du Cottage - Accueil physique et téléphonique du public - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques - Prendre des messages - Assurer l’accueil sur différents sites de la collectivité en cas de besoin (Mairie, …) - Renseigner et orienter la personne vers le bon interlocuteur - Gérer l’adresse mail du site (transmission des mails au bon service) - Contrôler l’accès aux services et la circulation des personnes - Gérer et afficher les informations au public - Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Traitement et enregistrement des demandes ou réclamations des usagers Réalisation de travaux bureautiques - Enregistrement du courrier - Gérer l’affichage du hall d’accueil - Trier, classer et archiver des documents - Coordonner les informations inter-services de l’établissement - Planification des permanences des partenaires Régies - Assurer l’encaissement et la gestion de la régie scolaire en tant que mandataire simple - Enregistrement quotidien des opérations monétaires - Utilisation du logiciel CONCERTO Missions Cottage – Labellisation Espace France Services - Travail en équipe avec les agents du service EFS - Apporter l’information de premier niveau à l’usager (accompagnement dans les démarches quotidiennes, savoir guider et répondre aux questions) - Mettre à disposition et accompagner les utilisateurs à l’outil informatique (création d’adresse mail, impression ou scan de pièces nécessaires à la constitution de dossiers administratifs) - Aider aux démarches en ligne (navigation sur sites, simulation des aides diverses, récupérer des documents en lignes, …) - Conseiller et guider vers les partenaires réseaux en cas de dossiers complexes - Assister et guider les usagers du point numérique - Prendre les rendez-vous sur le site de la CAF pour le public - Aider dans les démarches quotidiennes, outils de communications (A) avec 9 opérateurs - Suivi de l’activité détaillée Espace France Services (statistiques) Profil recherché Savoirs : - Connaître les notions fondamentales des collectivités territoriales - Connaître les règles administratives et comptables - Connaître l’organisation et l’organigramme de la collectivité - Fonctionnement du standard téléphonique, d’internet. - Droits et obligations des usagers Savoir faire : - Qualités rédactionnelles - Accueillir le public avec amabilité - S’exprimer clairement et reformuler les demandes - Appliquer les règles de communication et de protocole - Connaissance de l’outil informatique de base (Word, Excel) - Connaissance du logiciel CONCERTO Savoir être : - Qualités relationnelles indispensables - Etre à l’écoute et savoir analyser - Bonne élocution, amabilité et politesse - Nécessité de représenter l’image de la collectivité - Faire preuve de discrétion, tenue au secret professionnel - Être organisée - Réagir avec pertinence aux situations d’urgence (gérer la demande selon l’urgence) - Travailler en équipe Relations fonctionnelles : - Contacts directs et permanents avec le public - Relations fréquentes avec l’ensemble des services - Relations avec les partenaires (CAF, CPAM, …) Moyens à disposition : - Matériel informatique Conditions de travail : - Travail en équipe - Polyvalence
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