Assistant administratif h/f

A propos

Située au coeur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en oeuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

Votre mission

Environnement et missions principales :

La Direction du Numérique est composée de 5 pôles techniques (Métiers, Infrastructure, Support, Pédagogie Numérique, Audiovisuel et Multimédia), d'une cellule de pilotage de projets, d'une cellule Sécurité des Systèmes d'Information et d'un Pôle Pilotage et Appui aux Activités (PP2A). La direction regroupe deux sous-directions (la sous-direction informatique et systèmes d'informations et la sous-direction TICE et Audiovisuel). La DNUM contribue à l'élaboration et à la déclinaison opérationnelle de la stratégie numérique de l'établissement, son effectif est de 77 personnes.

Le PP2A a un effectif de 4 agents et 1 responsable de Pôle. Ses activités s'articulent autour de deux axes principaux : l'appui aux activités du numérique et le pilotage.

L'assistant H/F du PP2A aura en charge :

- La gestion (animation et suivi) du portefeuille de projets de la DNUM ;

- L’accueil physique, téléphonique et numérique des usagers et des agents de la DNUM ;

- Les tâches administratives (courrier, inventaires, suivi RH (missions, congés, demande télétravail, arrêts,, conventions de stage, etc.), mise à jour de la documentation / procédures, archivage,

impressions, accueil, etc.) ;

- Le suivi financier de la Direction du Numérique (gestion des commandes et services faits, suivi des dépenses/recettes, suivi des marchés, suivi et mise en forme du budget, etc.) ;

- L’accompagnement des composantes ou services de l'Université dans l'élaboration de devis des matériels informatique et/ou logiciels ;

- L’information sur les procédures SAV des matériels dans le cadre des achats sur marchés ;

- L’enregistrement des demandes de licences Adobe en effectuant les demandes de devis, en suivant les commandes et en les attribuant aux utilisateurs finaux pour l'ensemble de l'université ;

- L’établissement des devis pour de diverses prestations internes audiovisuelles ;

- Le suivi des fiches inventaires des équipements, informatiques, réseaux et audiovisuelles et de pédagogie

numérique ;

- La mise à jour des supports de communication de la DNUM (intranet, etc.) et la diffusion de l'information

au sein de la direction ;

- La rédaction, le suivi et la mise à jour des procédures relatives au PP2A ou à la DNUM.

Le profil idéal

Compétences professionnelles :

-Travailler en équipe ;

- Disposer d'une bonne organisation ;

- Appliquer les procédures

- Maîtrise des outils bureautique de type traitement de texte et tableur

- Utilisation d’outils collaboratifs et de communication (webconférence, outil de communication synchrone,

nextcloud, planning partagé) ;

- Priorisation des tâches et respect des échéances ;

- Compétences rédactionnelles

Savoir-être :

- Sérieux ;

- Enthousiaste ;

- Accueillant

- Qualités relationnelles et sens de la communication ;

- Rigueur et sens de l’organisation ;

- Réactivité et capacité d’anticipation ;

- Autonomie et appétence pour le travail en équipe ;

- Sens du reporting et de la confidentialité ;

- Capacité à s'adapter au changement ;

- Excellentes capacités de communication ;

Diplôme souhaité (s) : BAC + 2, BAC Adm, BTS Adm et comptable

Expérience souhaitée : 3 ans

Connaissance et outils :

Le poste nécessite de maîtriser les outils bureautique (Suite Microsoft Office,principalement Excel), ainsi que les règles de

gestion budgétaires et comptable. Une connaissance de l'outil SAP (en interne SIFAC : consultation données comptables,

saisies bons de commande...) et des règles des marchés publics est un plus.

Service recruteur : Direction du numérique - Pôle pilotage et Appui aux activités

Date de prise de poste : 1er septembre 2025

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 2060€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et
évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel
(Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation