Assistant(e) administratif.ve et financier.e h/f

L’assistant(e) administratif et financier intervient en assistance d’un(e) ou plusieurs responsables d’opérations. Il.elle assure l’exécution administrative et financière durant toutes les phases de la réalisation des opérations en appui des Responsables d’Opérations sur des projets d’habitat, d’équipements et d’aménagements publics, dans le cadre de différentes opérations sur le territoire de la Métropole Aix-Marseille Provence. ⇨ Assurer l’exécution administrative et financière des opérations Assister le Responsable d’Opérations dans toutes les phases de montage, de réalisation et de clôture de l’opération et en identifier les échéances spécifiques. Suivre l’évolution administrative et financière des marchés et des opérations sur le logiciel dédié (contrats, avenants, clôtures, traitement des factures, identifier les échéances spécifiques à chaque opération, création, saisie, suivie et clôture dans le logiciel de gestion des bons de commande et factures, etc). Préparer et rédiger, en lien avec les responsables d’opérations les documents administratifs des marchés (notifications, ordres de services, DGD…). Contrôler les situations de travaux et d’honoraires et les mises en règlement. Participer à la constitution de dossiers de subventions. Participer à la préparation des rapports financiers et des bilans d’opérations. Organiser de façon hebdomadaire le planning des rendez-vous sur les sites avec les différents intervenants et contacts. ⇨ Assurer le suivi des prestataires intervenant dans les études et les travaux Assurer la communication entre les différents intervenants et partenaires associés à l’opération : les responsables d’opérations, les concédants, les mandants, les maitres d’œuvres, les architectes, les urbanistes, les notaires, les géomètres, les bureaux d’études, les AMO et les administrations. ⇨ Assurer une fonction d’alerte et d’interface S’informer et faire le point sur l’état d’avancement des opérations, pour assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord. Effectuer les relances nécessaires.