Secretaire assistante

Critères de l'offre

1. Métiers :

Assistant secrétaire (H/F)
2. Lieux :

Ollioules (83)
3. Conditions :

CDDTemps Partiel

Présentation de la Croix-Rouge

Acteur majeur de l'économie sociale et solidaire, la Croix-Rouge française pilote un réseau de plus de 600 établissements et services dans
les secteurs de la santé, du médico-social et de la formation.
Elle est à la tête également de 12 instituts régionaux de formation sanitaire et sociale.
Membre du plus grand réseau humanitaire mondial, la Croix-Rouge française emploie ainsi plus de 17 000 salariés qui, à travers plus de 70
métiers, mettent leur professionnalisme au service des plus fragiles au sein d'instituts médico-éducatifs, de crèches, de maisons de retraite,
de centres de réadaptation fonctionnelle, de centres d'hébergements d'urgence, de formation, de missions internationales

Poste

MISSIONS ET ACTIVITÉS

4. Accueil - Écoute - Orientation
5. Gestion courante de la Délégation Territoriale
6. Évènementiel et communication
7. Gestion de la flotte automobile

MISSION 1 : Accueil - Écoute - Orientation

8. Accueil, écoute, information et orientation du public (physique et téléphonique)
9. Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques et orienter les interlocuteurs - Saisie et suivi
10. Réceptionner, trier, vérifier et diffuser le courrier et les courriels - Saisi et suivi

MISSION 2 : Gestion courante de la Délegation Territoriale

11. Antennes locales : traitement administratif, information, suivi des dossiers et des activités
12. Saisie et suivi des aides financières des bénéficiaires
13. Traitement correspondance entrante et sortante, rédaction et envoi de réponses
14. RH - Suivi salariées, médecine du travail et variables de paie - Enregistrement et envoi (depuis décembre 2023)
15. Mise à jour administrative des informations bénévoles sur GAIA Contacts / Élus
16. Envoie des invitations du CT, rédaction du PV à partir des éléments donnés et envoie aux membres
17. Suivi administratif des stagiaires, des services civiques (documents A/D, médecine du travail)
18. Organiser les déplacements des membres du bureau
19. Relations avec les prestataires et les fournisseurs : négociation devis, suivi des commandes, des achats et des factures
20. Gestion et organisation des plannings et formations
21. Gestion des stocks fournitures
22. Tenue des dossiers, préparation de documents, classement, archivage

MISSION 3 : Evènementiel et communication

23. Interface interner/externe
24. Aide logistique à l'organisation d'évènements
25. Mise en page divers contenus, création affiches, cartons d'invitation
26. Saisie, suivi et statistiques divers évènements (quête nationale)

MISSION 4 : Gestion de la flotte automobile

27. Suivi et actualisation documents parc automobile complet
28. Planning réservations des véhicules DT83
29. Coordination des entretiens et réparations, PV et sinistres

Profil du candidat

COMPÉTENCES

30. Polyvalence, rigueur, autonomie et discrétion
31. Sens de l'organisation, planification, gestion des priorités
32. Connaissance de l'institution de la Croix-Rouge française
33. Compétences interpersonnelles
34. Maîtrise des outils bureautiques et informatiques
35. Qualités rédactionnelles
36. Capacité d'adaptation


Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible


Informations pratiques liées au poste

CDD de remplacement valable durant l'arrêt maladie de notre collaboratrice


Prime de fin d'année : Oui Ségur 1 : Oui Ticket restaurant : Oui