Secrétaire — h/f

Secrétaire — H/F Sous la responsabilité du Directeur d'Établissement Missions générales : - Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d’activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’établissement. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. - Assurer les activités de secrétariat, l’assistance technique et logistique et participer au développement des actions de communication Missions permanentes : - Assurer l’accueil physique et téléphonique - Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités - Réaliser des opérations de gestion courante - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, Rh) - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports…), les reproduire et les diffuser - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier, fax, colis, compte rendus. - Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés - Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes - Gérer et suivre la facturation/résidents, réceptionner et enregistrer les paiements - Réaliser et réceptionner les commandes auprès des fournisseurs - Etablir les visites de l’établissement et remettre les documents d’accueil (tarif, demande d’admission) - Classer tout document et gérer les archives - Planifier les rdv des prestataires externes (pédicure, coiffure, esthéticienne) - Gérer les entrées/sorties des résidents, et tenir à jour leur dossier - Relation avec les administrations (télé-déclaration des loyers, des mouvements des résidents) - En cas d’urgence, et en l’absence de la direction, prévenir et faire intervenir la personne la plus adaptée à la situation (entreprise, remplaçants…) Missions ponctuelles : - Participe à l’élaboration de protocoles - Participe aux groupes de travail. - Participe aux réunions de service. Salaire : A Partir de 2029.03 euros - Poste en CDD dans le cadre d'un remplacement de congé pouvant déboucher sur un long remplacement d'un congé maternité. Formation et/ou qualification requise : - Diplôme de secrétaire médico-social apprécié - Bac PRO secrétariat Savoir-être : - Bienveillance continue avec la population gériatrique - Respect des protocoles EHPAD Résidence Les Lavandes La résidence Les Lavandes est un Établissement d’Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes (EHPAD), situé entre Montpellier et Béziers, au cœur du village de Florensac. Construit en 2004, l’établissement clair et chaleureux offre tous les avantages en termes de confort et d’ergonomie pour l’accueil de personnes âgées. La résidence, à taille humaine, est conçue pour offrir aux résidents le plus d’autonomie possible dans un environnement sécurisé et ouvert à la vie extérieure. La présence d’un grand jardin participe au bien-être de nos résidents. La place de l’animation et la vie sociale des résidents est un point fort de l’établissement. Une unité de vie protégée permet d’accueillir dans un lieu de vie dédié des personnes présentant des troubles du comportement de type maladie d’Alzheimer ou apparentée. Chacun pourra ainsi évoluer dans un environnement qui lui est adapté. La résidence en chiffres : 33 salariés 56 places en hébergement permanent 10 places en unité de vie protégée https://www.oc-sante.fr/etablissements/ehpad-residence-les-lavandes/ Florensac Bac PRO secrétariat Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus) CDD / Remplacement Secrétaire / secrétaire de direction