Mission
*Concours réservé à tout le personnel de Santé Québec*
Le Centre hospitalier universitaire Sainte-Justine est le plus grand centre hospitalier mère-enfant au Canada et l'un des quatre plus importants centres pédiatriques en Amérique. Associé à l'Université de Montréal, le CHU Sainte-Justine est de loin le plus grand centre de formation en pédiatrie au Québec et un chef de file au Canada. Chaque jour, ce sont près de 7 000 personnes engagées – spécialistes en soins infirmiers, en réadaptation physique, en santé psychosociale, en recherche et en administration, médecins, dentistes, pharmaciennes et pharmaciens, stagiaires et bénévoles – qui, inspirées par une tradition d’innovation, collaborent afin de transformer la vie de générations.
Tes défis
Le technicien ou la technicienne en administration est la personne qui porte assistance à l’équipe de direction de la direction de l’enseignement et de l’innovation pédagogique (DEIP). Assume diverses tâches administratives en soutien aux différents services de la DEIP. Collabore à la coordination administrative des différents programmes de bourses dont la DEIP est responsable. Participe à la collecte, l’analyse et la présentation des statistiques et indicateurs. Assume également des tâches relatives à l’accueil des différentes clientèles de la DEIP (médecins, résidents, moniteurs et autres étudiants, infirmières et professionnels de la santé, parents et familles). Tient rigoureusement la gestion des dossiers administratifs ainsi que toutes autres tâches administratives connexes.
Soutien à l’équipe de direction et aux services
1. Procéder au traitement du courrier, des appels téléphoniques, des demandes de rendez-vous et des courriels provenant de l’adresse générique de la DEIP;
2. Accueillir et diriger les différentes clientèles de la DEIP dans les bureaux de l’Espace Enseignement et innovation pédagogique, vers les bonnes personnes et services concernés;
3. Réceptionner les diverses commandes de matériel;
4. Gérer sur demande les agendas de l’équipe de gestion
5. Assister tous les membres de l’équipe de gestion dans leurs tâches administratives, incluant la qualité exécutive de documents Powerpoint, Word, Excel et autres ainsi que la collaboration aux projets de communication tels que l’info-lettre de la direction et l’utilisation des plateformes de gestion d’événements tels que Fourwaves.
6. Organise, prépare, convoque, assiste et rédige les procès-verbaux des rencontres de comités pilotés par l’équipe de gestion
7. Assure une vigie, répond aux demandes d’améliorations locatives, de déménagements et tient l’inventaire des locaux sous la juridiction de la DEIP, incluant les salles d’enseignement, de repos et de travail des apprenants (équipements, mobilier, album photos des locaux, etc.).
8. Responsable de la préparation, de l’approbation et du suivi des requêtes pour tous les secteurs de la DEIP (achats directs, installations matérielles, CSDT, etc.).
9. Responsable de la gestion de l’inventaire de matériel de bureau et des commandes pour tous les secteurs de la DEIP (3 plateformes, catalogue et hors catalogue).
10. Effectue des demandes d’accès (lecteurs de cartes) ou de clés des locaux de la DEIP pour les employés, mais aussi pour l’accès général des résidents et moniteurs cliniques;
11. Tenue d’un système de classement rigoureux sur support traditionnel ou électronique permettant une organisation efficace de l’information pour les documents reçus.
12. Réceptionne les demandes de stages, de formations et autre services étudiants, via les différentes adresses courriel et plateformes désignées de la DEIP et voit à les acheminer au bon service.
13. Réceptionne les demandes de formations du réseau de la santé et voit à les acheminer au bon service.
14. Assure la fonction de commissaire à l’assermentation pour certification des documents des externes, résidents ou toute autre membre du personnel du CHUSJ.
15. Assistance aux nouveaux projets et à certains projets transversaux tels que l’ABCdaire du suivi global du développement de l’enfant de 0 à 5 ans.
16. Gérer la petite caisse de la DEIP et l’approvisionnement pour la machine à café, de même que celle des distributeurs d’eau (salon des résidents).
17. Coordonner l’attribution des casiers des employés à l’Espace enseignement et innovation pédagogique;
Soutien à la coordination des programmes de bourses
En collaboration avec la technicienne administrative affectée aux opérations comptables de la direction, assure la gestion administrative des différentes catégories de bourses, dont les Bourses en jumelage de fonds permettant le recrutement de moniteurs cliniques (fellows) au CHUSJ.
18. Coordonner les concours de bourses de la DEIP et hors DEIP (ex : bourses du programme de génétique) : premières demandes et renouvellements
19. Assurer le lancement et la réception des candidatures via Fourwaves
20. Effectuer la gestion quotidienne (tableaux de suivi, courriels, appels)
21. Faire les demandes d’ouverture de dossiers financiers / service aux employés / comptabilité
22. Offrir de la formation au besoin (procédures de bourses)
23. Préparer les attestations de formations
24. Préparation de diverses lettres (acceptation, refus, etc.)
25. Préparation de divers formulaires, (transferts de fonds, engagements, etc.,)
26. Gérer le classement des nombreux documents et des nombreux courriels
27. Préparation du Comité d’attribution des bourses (entrée agenda, réservation salle, tableau de
28. suivi)
29. Ouverture de plusieurs dossiers dans le répertoire de la DEIP
30. Assurer les échanges avec la Fondation, la Comptabilité, les responsables de départements (Fonds académiques) et tout représentant contribuant au financement des bourses offertes.
Gestion de la paie
31. Approuve les relevés de présence des employés
32. Assure un suivi des absences du personnel et les inscrit dans le cahier des présences par période de paie.
33. Envoi d’un courriel de rappel au personnel de la DEIP pour l’approbation de leur relevé de présence.
34. Répertorie les vacances des employés de tous les secteurs de la DEIP
35. Recensement des stages et autres indicateurs :
36. Responsable des communications auprès des différentes directions et secteurs du CHUSJ en lien avec le recensement des stages du CHUSJ.
37. Gestion des outils de collectes de données;
38. Coordination de la recherche et de la cueillette de données pour les rapports statistiques à fréquence déterminée ou sur demande de l’équipe de gestion
39. Procède à la vérification et la présentation des données (tableaux de bord, rapports, bilans)
Gestion continue de la sécurité, de la qualité et des risques :
40. Connaît et s’assure du respect des lois et des règlements régissant les prestations sécuritaires de soins et services.
41. Contribue au maintien d’un environnement et d’une pratique sécuritaire.
42. Participe et intervient pour maintenir la sécurité de tous.
Tâches spécifiques reliées au secteur :
43. Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son gestionnaire.
44. Soutien à la coordination des programmes de bourses
Résultats attendus
45. Soutien à l’équipe de direction
46. Soutien à la coordination des bourses
47. Soutien à l’analyse statistiques
48. Soutien administratif aux services
49. Accueil/réception des demandes de la clientèle
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Profil
Tes acquis
Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé. Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.
Un minimum de deux années d’expérience dans des fonctions semblables.
Tes talents
50. Avoir la maîtrise de soi, Savoir gérer son stress, être orienté vers le client, faire preuve d’empathie, démontrer une capacité à apprendre rapidement .
51. Capacité d’adaptation, avoir un bon esprit de collaboration, capacité de communiquer .
52. Organisation du travail, faire preuve de jugement , faire preuve d’autonomie , débrouillardise , faire preuve d’initiative , savoir gérer les priorités, savoir gérer son temps .
53. Rapidité d’exécution, rigueur du travail et polyvalence.
Notre offre
Vivre sa meilleure vie, c'est possible au CHU Sainte-Justine. Nous t'offrons des conditions pour te développer professionnellement et pour que tu aies du temps pour toi et tes proches.
54. Un salaire horaire allant de 27,75$ à 37,04 $ en fonction de ton expérience
55. Poste permanent 35h semaine - Syndicable non syndiqué
56. Un vraie conciliation travail-vie personnelle
57. 20 jours de vacances, 13 jours fériés et 9,6 jours de maladie payés par année et de multiples congés sociaux pour grands projets de vie
58. Des avantages collectifs de choix pour soi et sa famille
59. Un régime de retraite à prestations déterminées (RREGOP) qui est l’un des meilleurs au Québec
60. Un programme d’accompagnement en début poste et de développement professionnel
61. Un Carrefour mieux-être offrant une multitude de ressources et outils pour prendre soin de soi
Remarques
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et dans le seul but d'alléger le texte. Le CHU Sainte-Justine souscrit au principe d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles et des minorités ethniques, les personnes handicapées et les Autochtones à poser leur candidature. Nous vous serions gré de nous faire part de tout handicap qui nécessiterait un aménagement technique et physique adapté à votre situation lors du processus de sélection. Soyez assuré que nous traiterons cette information avec confidentialité.
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