Agent d’information et de la valorisation des maisons de région en cdd

Missions :

CONTEXTE DE TRAVAIL

Les 18 Maisons de Ma Région réparties sur les 13 départements de la Région Occitanie ont pour vocation de répondre au besoin de proximité en tant qu’espace d’accueil et d’information des publics sur le rôle, les compétences, les politiques et les dispositifs d’intervention de la Région ; espace « relais » de l’institution régionale destiné à créer du lien social, un lieu de dialogue et d’échanges (organisation de conférences, conférences de presse, journées professionnelles, ateliers et réunions, expositions et animations, débats, concertations…) ; espace d’appui et d’accompagnement pour les porteurs de projets (citoyens, associations, entrepreneurs, collectivités) pour les conseiller et les aider dans le montage des dossiers, en lien avec les services instructeurs.

Ce sont aussi des lieux privilégiés de la représentation et de l’animation territoriale avec 2 types de liens : le lien civique et social, faisant des Maisons de Ma Région les ambassades de l’action régionale, et le lien aux territoires et leurs élus en développant une approche intégrée de l’action régionale, conjuguant les stratégies locales de développement avec nos orientations et renforçant les cohérences entre les politiques publiques régionales, les politiques contractuelles et sectorielles.

L’équipe de la Maison de Ma Région de Carcassonne est composée de 3 agents de la DGD Territoires, Jeunesse et Qualité de vie (le Directeur et deux autres agents) ; de 11 agents du Service Régional des Mobilités de la Direction Mobilités et Proximité (DMP), de 2 agents du service territorial de la Direction de l’Economie Territoriale, de l’Emploi et des Transitions (DEET), de 5 agents de l’unité FEADER de la Direction de l’Agriculture, de l’Alimentation, du Tourisme et de l’Economie Rurale (DAATER), et de 1 chargé de mission de l’agence AD’OCC.

DÉFINITION DU POSTE

Sous l’autorité du Directeur des Maisons de Ma Région de Carcassonne & Narbonne, et en partage de compétences avec l’équipe, vous assurerez les missions de chargée de l’accueil et de la valorisation.
Le poste est polyvalent, basé à Carcassonne.

MISSIONS

Missions principales :

Accueil et accompagnement des usagers (particuliers, associations, entreprises, agriculteurs, collectivités et organismes publics) :
• Réaliser l’accueil physique, téléphonique et digital des usagers dans les horaires d’ouverture de la Maison de Ma Région ;
• Informer, orienter et conseiller l’usager dans ses démarches ;
• Accompagner l’usager dans la formalisation de sa demande et la constitution de son dossier ;
• Recueillir les informations nécessaires au traitement de la demande ;
• Suivre le traitement de la demande en interne ;
• Accueil des permanences / des Rendez-Vous / des Ateliers – Préparation des salles etc. ;
• Tenir les statistiques de l’accueil et les tableaux de bord de suivi (accueil, rdv, invitations…) ;
• Participer aux opérations de proximité hors les murs (Salons, permanences ponctuelles de terrain etc.).

Valorisation des politiques régionales, communication et événementiel :
•Assurer la gestion de l’évènementiel in situ ou hors les murs en lien avec le Directeur de la Maison de Ma Région ;
•Assurer le contact avec les exposants ou partenaires et réaliser le suivi des manifestations ;
•Tenue de l’aspect protocolaire des évènements ;
•Assurer la mise en place des vernissages et manifestations diverses ;
•Gérer les stocks de fournitures et denrées protocolaires ;
•Gérer les stocks d’objets promotionnels et la signalétique ;
•Réaliser l’affichage publicitaire sur site ;
•Participer à la mise à jour des bases de données de contacts presse et de contacts internes et externes (fichiers protocolaires) ;
•Animer les outils de communication en lien avec le Directeur et les autres collaborateurs de l’équipe :

1. Site web (mis à jour des contenus, agenda, évènements…)
2. Réseaux sociaux (publications, animation, veille, modération…)
3. Newsletters et mailings (rédaction, diffusion)
4. Revues de presse (sélection des articles et mise en page), communiqués et conférences de presse

Missions secondaires :

Toute autre activité susceptible d’aider au bon fonctionnement de la MMR de CARCASSONNE, notamment le secrétariat :
• Saisir et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, bordereaux…) dans le respect de la charte graphique de la collectivité ;
• Suivre et gérer le courrier (logiciel courrier, enregistrement, mise sous pli, affranchissement) ;
• Gérer l’agenda commun, organiser des réunions (invitation, convocation, …) ;
• Suivre et gérer les plannings, notamment celui des salles de réunion/visio, manifestation, etc. ;
• Suivre les commandes des fournitures de bureau, matériels et consommables divers ;
• Suivre les demandes techniques de maintenance ou assistance diverses (avec DSI, DAI DUPL, DCIC…) ;
• Assurer le lien avec le propriétaire ou le syndic de copropriété du bâtiment, et avec les services prestataires (ménages, maintenance, …).

Profil :

COMPÉTENCES

Connaissances
•Connaissance du fonctionnement et des dispositifs de la collectivité régionale et des institutions publiques partenaires ;
•Méthodes d’information et de communication institutionnelle et grand public ;
• Méthodes de collecte et traitement de l’information ;
•Techniques de recherche documentaire ;
•Maîtrise des outils bureautiques, gestion et élaboration de tableaux de bord et d’outils de suivi de l’activité, gestion de plannings etc. ;
•Maîtrise basique de la communication institutionnelle (utilisation d’internet et d’intranet, des réseaux sociaux, rédaction de communiqués de presse, etc.).

Savoir-faire
•Aptitude à formaliser des données ou des processus ;
•Rigueur et sens de l’organisation.

Savoir-être
•Qualités relationnelles et adaptabilité face à un public varié (collectivités, professionnels, associations, particuliers…), disponibilité, bienveillance et respect de la confidentialité ;
•Sens du travail en collectif et autonomie.

Sujétions particulières / Environnement professionnel :

•Déplacements externes possibles (Permis B)
•Contraintes horaires en dehors des horaires d’ouverture.
•Manifestations possibles en week-end
•Base en anglais ou espagnol

Modalité de recrutement :

CDD 4 MOIS