Assistant administratif h/f

Sous l'autorité de la Directrice de l'unité de Gestion, l'assistant ou assistante en gestion administrative réalise les opérations de gestion courante au sein du pole hébergement et restauration du site de. Il-Elle exécute les actes administratifs relatifs à la gestion quotidienne de l'activité hébergement. Il-Elle travaille en étroite relation avec les autres personnels administratifs et techniques de l'unité de gestion.

Activités principales :

Secrétariat et gestion administrative :
- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers : étudiants et partenaires extérieurs.
- Assure la gestion locative des logements : suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service du logement.
- Réceptionne les dossiers d'admission et des cautions solidaires des résidents (caution solidaire ou Visale) et en contrôle les pièces avant admission.
-Assure les contrôles demandés à l'arrivée et pendant le séjour des résidents (vérification de l'identité et de la qualité d'étudiant, respect de la durée du séjour, tarif appliqué, dossier complet ).
- Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestation de résidence, quittances ).

- Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF
- Encaisse les cautions, loyers et prestations
- Assure la clôture quotidienne et la transmet au régisseur
- Quittance et réalise la clôture mensuelle
- Gère la liste d'attente
- Relance les usagers (paiement loyers, dossier administratif)
- Gère les différentes boîtes mails du service (traite ou transfère les différentes informations ou demandes, classe et archive les mails)

Collaboration à la gestion financière du service :
- Demande les devis
- Prépare les bons de commandes et engagements annuels et ponctuels sur Orion
- S'assure du service fait et le constate
- Classe et archive ces documents