Description du poste
Accueil & relationnel
Accueil physique et téléphonique : réceptionner les visiteurs, prestataires ou partenaires.
Gestion de la relation des prestataires : recueillir leurs demandes, signalements ou besoins, puis transmettre au responsable et/ou aux services concernés.
Gestion des badges daccès
Support administratif
Mise à jour des bases de données (contacts prestataires et dossiers administratifs)
Rédaction de mails et notes internes
Suivi du planning : autorisation daccès (avec le RS dans le cas où nous avons pas reçu le mail).
Création et suivi des contrats et documents liés aux prestataires
Classement et archivage papier et numérique
Suivi opérationnel
Coordination avec les prestataires (sécurité, nettoyage, maintenance, paysagistes, etc.).
Traitement des signalements (pannes, incidents, anomalies dans le centre) = demande dintervention/ demande devis par mail ou téléphonique.
Suivi des interventions techniques et contrôle de leur bonne exécution (en soutien avec le responsable de site et responsable technique)
Communication externe
Mise à jour des supports dinformation (affichages internes parties communes et panneaux signalétiques).
Comptabilité & gestion basique
Gestion des factures (envoie, contrôle, validation et suivi) Utilisation des logiciels Altaix, Esker, etc.
Création des bons de commande, vérification dintervention et livraisons.
Correction décriture comptable (exemple OD dans ALTAIX).
Préparation déléments pour la comptabilité annuelle (rééditions)
Reporting & suivi dactivité
Compte-rendu lors des tours de site (mensuelle)
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