Chargé-e d'appui mutualisé et gestion

Vos missions en quelques mots L’assistant(e) de direction chargé(e) de la gestion comptable a en responsabilité les missions suivantes : Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DDRI² : L’assistant(e) de direction est amené(e) à assurer les missions suivantes pour les directeurs des dépar-tements Recherche & Développement, Innovation numérique et le chef du service Europe et International : - Assurer un accueil physique et téléphonique - Mettre en forme et diffuser des documents et livrables - Prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service - Gérer la planification collective des agendas, déplacements, et l’organisation des réunions de service - Faire le lien avec des partenaires internes ou externes - Participer à l’organisation des actions de communication Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de groupe animation territoriale et programmation : Gestion des achats de l’ensemble de la direction : - Tenir des tableaux de bord des achats et en assurer le suivi, - Demander des devis, - Instruire les demandes d’achat (DA) via BONITA, - Constater le service fait (BONITA), - Vérifier sur PEP le traitement des factures des fournisseurs de la Direction par le CFM et l’Agence comptable, - Faire le lien avec les fournisseurs, - Faire le lien avec les partenaires internes ou externes. Liaison hiérarchique : Poste placé sous la responsabilité de la directrice de la DDRI². Pour les missions relatives à la gestion budgétaire (environ 50% du temps de travail), poste placé sous la responsabilité fonctionnelle de la cheffe de groupe programmation et animation territoriale. L’assistant(e) de direction travaille en étroite collaboration avec l(e)a second(e) assistant(e) et doit pouvoir l(e)a suppléer en tant que de besoin. Il(Elle) a également des contacts quotidiens avec l’ensemble des agents de la Direction et avec ceux de la direction de l’administration et des finances et de l’agence comptable quand la situation le requiert. Profil recherché Savoir: Parfaite connaissance de l’organisation du Cerema, de ses activités, de son mode de gouvernance, de ses interlocuteurs privés et publics, connaissances générales des règles de gestion et de contractualisation du secteur public, connaissance des normes rédactionnelles et techniques de secrétariat, de gestion administrative, maîtrise avancée des outils informatiques (Pack Office, Word, Excel), des outils internes au Cerema et des processus associés Savoir-faire: Capacité à hiérarchiser l’importance des informations et les priorités, capacité d’organisation, capacité d’adaptation aux situations et aux interlocuteurs, capacité d’analyse et de restitution, aptitude rédactionnelle et relationnelle Savoir-être: Capacité d’écoute et sens de la confidentialité, rigueur et fiabilité, réactivité, dynamisme et discrétion, maîtrise de soi, diplomatie et empathie. Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter helene.peskine@cerema.fr anne-laure.meunier@cerema.fr