En tant que secrétaire de direction, vous serez en charge des missions suivantes :
Secrétariat physique :
- Accueil physique du public à la Direction, orientation et information des différentes demandes.
- Accueil téléphonique.
-Secrétariat de la Directrice de l’INSPÉ et secrétariat du Responsable Administratif, gestion des
agendas électroniques, organisation de réunions, divers…
- Organisation pratique de manifestations (Les RdV de l’Inspé, Journée de la laïcité…) : inscriptions, réservations de salles, réservations de repas…
- Suivi des déplacements de certains publics (Président du Conseil, intervenants extérieurs, Psy EN…)
-Organisation (invitations, commandes, réservations cuisine) de cérémonies de l’Institut : départs à la retraite, accueil nouveaux personnels, vœux de la Direction sur différents Campus…
-Réservation et délivrance des clefs des 3 véhicules de service.
-Réservation des 3 salles de réunion (C113, C116, Salle des Conseils) et liens avec la cuisine.
-Messages de fermeture de l’Inspé (Poste, Est Républicain…).
Secrétariat Matériel :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure.
- Saisir et mettre à jour des tableaux Excell, voire des bases de données.
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, …), les reproduire, les diffuser.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
- Suivre certains dossiers confiés par la Direction et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Établir des comptes-rendus ou des relevés de décisions de réunions.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’Institut.
- Organiser la logistique relative à certaines réunions, séminaires, colloques.
- Participer aux opérations de logistiques de la Direction, assister les personnes et les équipes.
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