Dgt - lk - secrétaire-assistant(e) pour le secrétaire général h/f

Description du poste

Au sein d’une équipe composée de 6 assistantes qui ont vocation à travailler en binôme sous l’autorité directe de la chargée de mission responsable de l'organisation du service, le (la) titulaire du poste assurera ses fonctions p pour les chefs de bureaux et leurs équipes, (DSI, BUDGET, BCVie, RH2, pôle com)

Le (la) titulaire du poste aura en charge :

- l'accueil téléphonique et des visiteurs ;
- la tenue des agendas, la prise et l'organisation des rendez-vous ;
- l'organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (audio et vidéo conférences) ;
- l'accueil des nouveaux arrivants du Secrétariat général dans le cadre du dispositif d'accueil de la direction et certaines formalités dans le cadre du départ des collaborateurs ;
- le suivi des congés des collaborateurs du Secrétariat général ;
- la gestion des déplacements en lien avec le bureau BCVie (dossiers de missions) et le suivi budgétaire associé ;
- - L'appui aux cadres sur la constitution et l'élaboration des dossiers (reprographie) ;
- La gestion et le suivi des notes produites, l'archivage papier et numérique des dossiers du Secrétariat général ;


Certaines activités ont vocation à être mutualisée par spécialisation (dépense, archivage, informatique, fourniture, etc.) en lien avec l'équipe des assistantes du SG.

Chaque agent de la Direction générale du Trésor doit partager les valeurs qui l’animent : l’engagement, l’ouverture, l’esprit d’équipe et la loyauté.

Description du profil recherché

Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalente démontrant une aisance relationnelle et un fort esprit d'équipe, ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités. Il nécessite une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint) et collaboratifs (audio et vidéo conférences). Un test de 30 min pour valider la bonne maitrise de ces outils sera effectué lors de l'entretien.

Savoirs :
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Outlook, Word, Excel
- Organisation, fonctionnement et missions de la direction
- Application collaborative de type sharepoint (Mélodie)

Savoir-faire :
- Hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
- Organiser et préparer les rendez-vous et déplacements
- Travailler en équipe
- Analyser et orienter les courriers
- Mettre en œuvre les techniques de classement et d'archivage

Savoir-être :
- Rigueur, réactivité
- Capacité d’initiative, autonomie
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel, du travail en équipe
- Gestion du stress

Temps Plein

Oui

Compétences candidat

Compétences

CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé