Secrétaire médicosocial / secrétaire médicosociale

L'Association Gaston Mialaret recrute UN(E) SECRETAIRE MEDICO-SOCIAL(E) AU CENTRE MEDICO PSYCHO-PEDAGOGIQUE DE CAEN - CDI - 50 % de temps
Poste à pourvoir dès que possible - Salaire selon CC du 15 mars 1966

Sous l'autorité de la Direction médicale du CMPP et en lien avec le siège, le/la secrétaire travaille en étroite collaboration avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire (médecins, psychologues, psychothérapeutes, orthophonistes, psychomotriciens, assistante sociale) ainsi qu'avec la direction médicale et le siège. Il/Elle joue un rôle essentiel d'interface dans la relation entre l'équipe, le patient et sa famille, les réseaux extérieurs impliqués dans le soin et l'institution. Il/Elle est attentive aux demandes de chacun. Il/Elle a un rôle d'articulation et de pivot.

Poste informatique avec logiciels bureautiques (Word, Excel) et logiciel spécifique au CMPP « orgamedi », intranet, internet, Outlook, standard et portable téléphonique, photocopieuse, imprimantes, fournitures administratives diverses.

I L'accueil physique et téléphonique :
Des familles et des enfants, des professionnels extérieurs intervenants dans le suivi des enfants, des taxis ou ambulances transportant les enfants, des caisses d'assurances maladie...

II Le secrétariat
1) En lien avec les enfants et leur prise en charge :
Gestion et suivi de la liste d'attente des demandes de premiers rendez-vous ;
Participation aux réunions mensuelles ;
Édition d'attestations de présence ou de suivi au CMPP concernant les enfants sur demande de la famille ;
Gestion des dossiers papiers et informatique concernant les enfants ;
Gestion des rendez-vous ;
Gestion des prises en charge ;
Saisie et envoi (comptes rendus, bilans, courriers, signalements, information préoccupante, demandes d'entente préalable de prise en charge, DIPEC .) ;
Demandes de transport;
Gestion des taxis ;
Gestion des bons de transport mensuels.

2) En lien avec l'équipe
Gestion des agendas et organisation des rendez-vous et des rencontres avec les établissements extérieurs ou en interne ;
Réception, traitement et transmission de toutes informations entrantes et sortantes avec les intervenants extérieurs, partenaires. ;
Tenue d'un cahier de liaison pour leurs différentes demandes ;
Tenue d'un cahier de messagerie interne ;
De façon hebdomadaire et mensuelle sur le logiciel orgamedi : enregistrement, validation des actes ;
Vérification de la saisie (présences/absences, facturables/non facturables) sous forme d'un tableau récapitulatif mensuel ;
Gestion des commandes en fonction du budget pour les fournitures bureautique et pédagogique ;
Mise à disposition de l'équipe des relevés d'heures et transmission au siège ;
Création ou modification de supports destinés aux intervenants (fiche technique.) ;
Mise à disposition de divers imprimés (demande de congés.) ;
Prévision et participation aux réunions institutionnelles (organisation de l'ordre du jour à aborder...) ;
Participation à la réunion de la liste d'attente.

3) En lien avec la Direction Médicale
Réunion ponctuelle secrétariat Direction Médicale ;
Transmission à l'équipe des diverses informations ;
Saisie et mise en forme du rapport d'activité annuel et du projet d'établissement.

4) En lien avec le siège
Établissement et transmission : des statistiques trimestrielles pour l'ARS et des statistiques trimestrielles concernant l'activité CMPP et envois à la CPAM ;
Diffusion des notes de services émanant du siège et autres informations auprès de l'équipe ;
Recueil des dysfonctionnements des locaux (entretien courant, panne.), suivi et mise à jour du tableau Excel.

5) Autres taches
Envoi, réception, traitement du courrier.
Traitement des messages téléphoniques
Mettre à jour les tableaux d'affichage (liste des enfants suivis en groupes thérapeutiques ou en attentes...)
accueil des stagiaires
participation à l'évaluation interne et externe