Missions :
La responsable administrative adjointe ou le responsable administratif adjoint en charge de la scolarité a pour mission de :
- Coordonner, en tant qu'adjoint(e) à la responsable administrative de l'UFR, les activités liées au domaine de la scolarité pour une population d'environ 7 500 étudiants et, à ce titre, être référent(e) des outils de gestion de la scolarité et de diffusion de l'offre de formation (Apogée et Amétys).
- Encadrer et piloter l'équipe en charge des activités du domaine de la scolarité, en particulier les cadres intermédiaires, notamment les chefs de pôles du périmètre.
- Mettre en œuvre la politique de l'établissement et de l'UFR, et accompagner l'équipe de direction de la composante ainsi que le service de pilotage de l'université sur les questions relevant de la scolarité.
- Relayer la responsable administrative sur les sujets relevant de son périmètre et représenter l'équipe administrative sur les questions de scolarité.
Activités principales :
Sous l'autorité de la responsable administrative de l'UFR :
- Concevoir, élaborer et appliquer les procédures ainsi que les calendriers liés à la gestion de la scolarité, dans le respect de la réglementation (inscriptions, examens, journées portes ouvertes, etc.) et de l'organisation de l'établissement.
- Suivre et veiller à l'application des maquettes de formation, des modalités de contrôle des connaissances, de la charte des examens, etc.
- Participer à la mise en place de l'offre de formation LMD et à ses modifications (structuration des maquettes, modalités de contrôle, règles de calcul, élaboration des procès-verbaux et relevés de notes, etc.).
- Organiser les inscriptions pédagogiques de licence et de master en veillant à la capacité d'accueil, et superviser l'activité des équipes de gestionnaires pédagogiques.
- Veiller au bon déroulement des différentes sessions d'examens, organiser les jurys, clôturer les sessions et lancer les reports sur Apogée.
- Participer à différentes réunions de travail au sein de l'UFR et au niveau de l'établissement.
- Travailler en collaboration avec les différentes composantes, les services communs et les services centraux.
- Animer et coordonner les activités d'une équipe composée de quatre chefs de pôle et d'environ 20 gestionnaires administratifs et pédagogiques.
- Assurer le suivi administratif des agents de la scolarité (congés, concours, formations, etc.).
- Contribuer, avec la responsable administrative, au suivi et à la progression des agents.
- Favoriser la circulation de l'information auprès des agents administratifs et assurer la communication auprès des usagers par différents moyens.
- Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité auprès de l'équipe de direction, des enseignants et des agents administratifs.
- Veiller à l'application des décisions réglementaires et contrôler la légalité des actes de gestion.
- Instruire les dossiers de recours, sensibles et complexes, ainsi que les situations de litige (saisines, maintien en formation, relevés de notes, etc.).
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