Nous recherchons un(e) assistant(e) d'agence pour une agence spécialisée en ingénierie des structures, située à Aix en Provence. Elle fait partie d'un réseau de 15 bureaux d'études présents sur tout le territoire.
Les missions :
Sur le site de l'entreprise vous serez amené(e) à :
Assurer le soutien et participer à l'organisation et au suivi de l'activité commerciale de l'agence :
- Établir les dossiers de candidatures et d'offres
- Assurer le suivi commercial
- Participer à la prospection et le suivi clients (organisation et suivi de RDV, Participer aux campagnes de mailing, Organiser des évènements clients )
Garantir la conformité contractuelle et le suivi des dossiers clients de la phase devis à la phase recouvrement :
- Établir les devis et effectuer les relances clients
- S'assurer de la conformité des contrats
- Établir les factures, Suivre la gestion des non-conformités et assurer la transmission des informations à la DAF groupe.
Être le relais de l'information ascendante et descendante et garante de l'image de l'entreprise :
- Communication externe (Accueil physique et téléphonique, participer à la communication des réseaux sociaux et du site internet, à la création et la mise à jour de supports de communication )
- Communication interne (communication des informations descendante et ascendante)
En binôme avec le responsable d'agence, veiller au bon fonctionnement et à la sécurité de l'agence :
- Accueil et intégration des nouveaux collaborateurs
- Logistique (Identifier les besoins et effectuer les commandes, suivre et mettre à jour le tableau de suivi des achats, organiser les déplacements, Suivre le parc de véhicules de l'agence )
- Veiller à la sécurité au sein de l'agence, au respect du local et sa maintenance
À pourvoir : Dès que possible
Lundi/mardi/vendredi : 8h30 à 12h00 et de 14h à 17h30 (modulable à revoir avec le client)
Experience: 1 An(s)
Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Organiser des déplacements professionnels,Classer des documents,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,bonne maîtrise du pack office,appel d'offres,êtes à l'aise sur les réseaux sociaux.
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humaines
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
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