Contexte et définition de poste
Dans le cadre de la fusion du service marchés et de la commande publique composé d’une vingtaine d’agents, 3 postes d’assistant (e) ont été créés afin d’assister les agents du service sur tout le processus de la définition, à la passation et à l'exécution de marchés.
Dans ce contexte vous serez chargé de :
-Réaliser des tâches administratives liées à la passation des marchés et à leur suivi, via les outils dédiés.
-Rédiger et enregistrer les délibérations.
-Suivre les correspondances pendant la phase de consultation.
-Ouvrir et enregistrer les plis sur le logiciel dédié (Dematmarchés).
-Rédiger le PV d'ouverture des plis (présence et conformité des pièces)
-Vérifier les pièces financières (rapports, calculs, OAB.)
-Préparer et envoyer les courriers aux opérateurs (précisions, régularisations, négociations, rejets, attributions, notifications, .)
-Rédiger le PV de négociation.
-Suivre et Gérer administrativement les CAO et jurys
-Rédiger et envoyer les courriers d'attribution de rejet et de notification.
-Demander les immatriculations de marchés
-Contrôler les pièces de marchés avant leur mise en signature
-Rédiger le rapport de présentation et envoyer des pièces au contrôle de légalité
-Rédiger et publier les données essentielles et avis d'attribution
-Renseigner les tableaux de bord
-Rédiger les demandes d'engagement pour achats inférieurs à 25 000 HT
-Gérer les actes de sous-traitance.
-Rédiger les avenants de transfert et les envoyer.
-Réaliser des travaux administratifs divers pour le service (organisation des réunions, rédaction des courriers et mails divers)
-Réaliser des tris, du classement et de l’archivage
-Élaborer et mettre à jour des fiches d'autocontrôle., des tableaux de bord.
-Gérer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs du service.
Profil recherché
- - Cadre d’emplois des adjoints administratifs
- - Appétence pour la thématique de la commande publique
- - Maîtrise des outils bureautiques courants notamment word
- - Très grande aptitude au travail en équipe et au partage de l'information.
- - Grandes qualités organisationnelles : rigueur, méthode.
- - Aptitude à gérer les priorités et les urgences.
- - Capacité à veiller au strict respect des échéances ; Capacité d'anticiper et d'alerter.
- - Diplomatie Fermeté Rigueur organisationnelle
AVANTAGES :
1. Régime indemnitaire
2. Restaurant administratif
3. Télétravail possible sous réserve de l’accord du chef de service
4. Plan de déplacement d’entreprise
5. Parcours de formation dynamique
6. Association du personnel
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