Description de la mission
Au sein de l’unité NRBC, sous la supervision hiérarchique du-e- responsable de pôle ou de son adjointe, définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant-e de projets vient en appui sur la gestion des tâches administratives et de secrétariat, sur la logistique, la gestion budgétaire ainsi que la communication sur un portefeuille défini de projets.
Gestion logistique :
1. Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements (comités de pilotages, séminaires, missions siège, voyages d'études …) ;
2. Contribue à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements, hébergement, per diem, documentation projets,...;
3. Veille à l’application des instructions du Plan de Sécurité ;
4. Gère un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation…;
5. Applique les procédures d’achat interne et externe.
Gestion administrative
6. Gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
7. Aide à la recherche documentaire, gère des tâches de secrétariat classiques ;
8. Préremplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services ;
9. Publie les offres d’emploi et d’appels à experts, appuie aux aspects administratifs des recrutements lorsque nécessaire ;
10. Assure la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité interne ;
11. Appuie à la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions, lorsque nécessaire, depuis le siège ou en appui des équipes terrain.
Gestion budgétaire, financière et comptable
12. Mène ou appuie à la vérification de la conformité des pièces justificatives de dépenses siège, des justificatifs terrain et/ou partenaires, des factures et des remboursements liés aux missions d'expertise, suit les avances et leurs soldes ;
13. Contribue, lorsque nécessaire, à l'élaboration des rapports financiers auprès des bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture…) en collaboration avec les chargé.e.s de projets,/ chargés de projets administratif ;
14. Appuie la préparation et la conduite des audits, en lien avec les chargé.e.s de projets,/ chargé.es de projets administratif et financier, le/s responsable.s administratif et financier des projets ;
15. Vérifie et consolide les journaux de caisses et bancaires du terrain ;
16. Tient à jour les tableaux de bord existants ;
17. Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords).
Communication
18. Appuie les activités de communication (mise à jour du site, préparation de documents de communication, …).
Appui transversal
19. Participe à l'organisation de la vie du pôle (organisation réunion de pôle, prise de comptes rendus, etc…) et du département.
Description du projet ou contexte
Au sein du groupe AFD, Expertise France, à travers son département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S), entend renforcer son rôle d’acteur de référence français et européen, par la conception et la mise en œuvre de programmes de prévention des risques et de réponses aux menaces pesant sur la sécurité humaine.
Le pôle « Prévention, Réducation et Adaptation aux Risques » (PRAR) constitue l’un des quatre pôles du département Paix, Stabilité, Sécurité (P2S) d’Expertise France. Il a pour objectif de prévenir et répondre aux menaces qui affectent la sécurité des populations, qu’elles soient d’origine naturelle ou humaine, et renforcer leur résilience face à celles-ci.
Son unité, intitulée « NRBC », intervient spécifiquement sur les questions de gestion des risques Nucléaires, Radiologiques Bactériologiques et Chimiques sous forme de projets d’assistance technique financé par l’Union Européenne.
Profil souhaité
Qualification et compétences :
20. Diplôme pertinent en assistant financier, assistant comptable, assistant administratif ou équivalent ou Diplôme pertinent en management, événementiel, tourisme ou équivalent
21. Maîtrise du pack office (Word, Excel) ;
22. Maîtrise du français et de l’anglais ;
23. Bonnes capacités rédactionnelles.
Expérience :
24. Expérience professionnelle minimum de 2 ans dans des fonctions liées ou sur des tâches équivalentes à celle de la fiche de poste ;
25. Une expérience dans le domaine de la gestion logistique ou d’événements serait un atout ;
26. Une expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la coopération internationale au développement serait un atout ;
27. Une expérience avec des responsables politiques de haut niveau, des ambassades et des organisations internationales serait un atout.
Compétences et qualité recherchées :
28. Être méthodique et organisé.e, rigoureux ;
29. Anticiper les besoins et difficultés ;
30. Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
31. Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative ;
32. Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe ;
33. Bonne gestion des urgences, réactivité, et capacité à gérer les priorités.
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