Assistant(e) de gestion frais généraux (h/f)

RESPONSABILITÉS :

🎯 Assistant(e) de gestion frais généraux
📍 Poste basé au siège – Étival-Clairefontaine (88)
🏢 Entreprise familiale multi-sites – 30 implantations en Alsace Lorraine
🛠 Secteurs : négoce de matériaux, bois/panneaux, ateliers de construction, plateforme logistique
Vous êtes organisé(e), faites preuve de rigueur et aimez les aspects budgétaires et réglementaires d'une entreprise ? Alors cette opportunité est faite pour vous !
🔎 Ce que vous allez faire chez nous
Votre rôle sera d'aider à apporter une meilleure maîtrise des frais généraux, en suivant et participant aux contrôle factures, négociations des contrats, suivi règlementaire, et assurances

🧩 Vos missions principales
💰 Suivi budgétaire, contrôle factures
Améliorer les outils de suivi (Excel, tableaux de bord, logiciels) pour les contrats, consommations, factures et budgets.
Analyser les dépenses, détecter les écarts, proposer et mettre en œuvre des actions d'optimisation.
Fournir un reporting clair et régulier à son résponsable.
🤝 Relations fournisseurs & contrats
Suivre les besoins des 30 sites en services généraux (entretien, fournitures, énergie, véhicules
Préparer et suivre les appels d'offres, les négociations et les contrats.
Veiller à la qualité des prestations et au respect des engagements.
🔗 Coordination interne & communication
Être l'interlocuteur(trice) de référence pour les services généraux sur l'ensemble des sites.
Garantir une communication fluide entre les prestataires, les responsables de site et à son résponsable.
🛡 Suivi des assurances & sinistres
Gérer les déclarations et le suivi des sinistres bâtiments, véhicules.
Assurer la gestion administrative et budgétaire des dossiers, en lien avec les assureurs.
📋 Suivi réglementaire & maintenance
Suivi du respect des obligations légales et réglementaires liées aux bâtiments et installations (ex. déclarations OPERAT, conformité sécurité.

PROFIL RECHERCHÉ :

🧠 Votre profil
Formation : Bac+2/3 en gestion, achats, logistique, ou services généraux (autre parcours accepté si expérience significative).
Expérience poste similaire serait un plus.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens du détail, et vous savez jongler avec les priorités sans perdre le fil. Organisé(e) et méthodique, vous aimez quand les choses sont claires et bien structurées.
Doté(e) d'un excellent relationnel, vous échangez facilement avec différents interlocuteurs (collègues, prestataires, fournisseurs) et savez adapter votre communication selon les situations.
Curieux(se) et polyvalent(e), vous appréciez la diversité des missions et savez vous adapter rapidement aux imprévus. Votre proactivité et votre esprit d'initiative vous permettent d'anticiper les besoins et de proposer des améliorations concrètes.
Fiable et discret(ète), vous êtes à l'aise avec des données confidentielles et sensibles, et vous avez le sens du service : soutenir l'équipe et fluidifier le quotidien, c'est votre moteur.
Techniquement :
Maîtrise avancée d'Excel (TCD, formules, graphiques...).
Aisance avec les outils de suivi budgétaire et contractuel.
Compétences en négociation, gestion de contrats et coordination de prestataires.
Des bases en suivi réglementaire, assurances, flotte et sinistres seraient un plus
📈 Ce que vous apporterez
Une meilleure maîtrise des frais généraux.
Des prestations plus fluides, plus efficaces, mieux négociées.
Une contribution à un cadre de travail agréable, performant et durable.
Un soutien concret à nos équipes sur le terrain.
💡 Les petits + du poste
Des missions variées et transversales dans une entreprise familiale.