Publiée le 14 juin
Mission du poste
Nous recrutons un.e secrétaire, CDD d'1 an à temps partiel 50%.
Poste à pourvoir dès que possible.
Horaires de travail : du lundi au jeudi 8H30-12h30 et le vendredi 08h30-12h
La Clinique FSEF Sceaux est un établissement psychiatrique privé à but non lucratif (ESPIC) de la Fondation Santé des Etudiants de France (FSEF). Elle accueille des adolescents et jeunes adultes (16-25 ans) atteints de troubles psychiatriques pour une double prise en charge Soins et Etudes, dans le cadre d'un partenariat avec l'Education Nationale (lycée Lakanal).
La Clinique, en bordure du Parc de Sceaux, est à 10 minutes à pied du RER B (stations Sceaux ou Bourg-la-Reine), dans un environnement très verdoyant.
Le pôle des services généraux regroupe :
-Le service technique,
-L'équipe des Agents Hôteliers Spécialisés (bionettoyage),
-L'Unité Centrale de Production (restauration),
Sous la responsabilité du Responsable des Services Généraux, le/la secrétaire :
-Assure l'accueil téléphonique et le secrétariat des différents services
-Suit et met à jour des plannings sur Octime
-Assure le suivi de facturation : Devis /Bons de commandes / Bons d'intervention / facturations.
-Assure le classement et l'archivage des documents reçus dans les services : documents papier et sur le réseau en version électronique (ex : rapports des bureaux de contrôle, documents relatifs aux travaux engagés dans la clinique et suivis par les services).
-Saisit les procédures et notes de services relatives à l'organisation des services
-Assure l'approvisionnement du service en matériel récurrent (petit outillage, matériel, vêtements de travail...)
-Assure la saisie de l'ensemble des documents relatifs à la vie du service : ordre du jour et CR des réunions (Réunion logistique, staffs de l'équipe), notes d'informations aux services, courriers adressés aux prestataires extérieurs, les réserves des bureaux de contrôle dans les cahiers de sécurité, le carnet sanitaire.
-Gère le parc automobile sur le plan administratif rendez-vous contrôles techniques, révisions.
-Prépare, met à jour et suit le tableau de pilotage de la maintenance préventive du service technique (comprenant la réalisation des contrats de maintenance, le suivi des renouvellements des extincteurs...) et les autres outils de pilotage créés
-Saisit et suit les interventions réalisées par le service technique sur l'outils du ticketing
