Responsable du pôle immobilier (h/f)

Responsable du pôle immobilier (H/F) Catégorie 5 Filière Administrative Modalités Poste à pourvoir par recrutement interne ou externe en CDI ou par voie de détachement Affectation Paris – Direction de l’Immobilier et de la Logistique - DIL Contexte La Direction de l’Immobilier et la Logistique est composée de deux pôles : le pôle des affaires générales et de la logistique et le pôle immobilier. Le pôle immobilier a pour mission d’élaborer et de déployer la stratégie immobilière de l’Institut. Il assure le bon fonctionnement immobilier des implantations. Il apporte aux directions régionales un soutien juridique et immobilier (harmonisation et consolidation des besoins ; mise en œuvre des clauses des baux de l’Institut ; etc.). Il met également en œuvre les politiques ministérielles dans le domaine immobilier (procédure de labellisation ; etc.). Le patrimoine immobilier de l’Inrap est exclusivement locatif ou en occupation de biens domaniaux. L’Institut répond aux règles de la gestion immobilière publique et met en œuvre les objectifs définis dans son SPSI (schéma pluriannuel de stratégie immobilière). Missions Sous l’autorité du la Directeur de l’Immobilier et le Logistique, le/la responsable du pôle immobilier est chargé(e) de la mise en œuvre de la stratégie immobilière de l’Institut. Il/Elle a sous son autorité les chargé(e)s de gestion du parc immobilier, le/la chargé(e) de travaux et assure la gestion immobilière des implantations et notamment des baux et des marchés d’assurance. Il/Elle élabore et assure le suivi avec son équipe des budgets de son pôle. Mettre en œuvre le schéma pluriannuel de stratégie immobilière de l’Institut Mettre en œuvre le SPSI de l’Institut, en priorisant notamment l’optimisation des implantations aussi bien surfaciques, financières que juridiques et en pilotant la recherche ou le changement de locaux des implantations ; Proposer et mettre en œuvre les solutions d’optimisation ou de réduction des coûts des implantations ne répondant pas aux critères de la politique immobilière de l’Etat ; Réaliser les recherches de nouveaux biens dans le respect des règles de la commande publique et de la politique immobilière de l’Etat ; Préciser les critères et les conditions de choix de prise à bail ou de propriété pour les nouveaux locaux ; Réaliser les simulations financières des coûts de chaque solution ou projet ; Respecter et assurer le suivi des procédures de la politique immobilière de l’État (labellisation ou toute procédure demandée par la Direction de l’Immobilier de l’État ; consultation du Ministère et collaboration avec le bureau de la politique immobilière ; pôle d’évaluation domanial) Gestion des baux et conventions d’occupation des implantations de l’Inrap Être force de proposition pour l’optimisation de la gestion des baux et dans l’accompagnement des gestionnaires locaux (GAGI) dans leurs missions ; Assurer le suivi administratif et financier des baux (contrôle des loyers et charges, des appels de fonds) et la gestion immobilière des sites (relations avec le bailleur, vérification des obligations des baux, interface du conseil juridique en cas de litiges avec le bailleur, …) Elaborer et suivre le budget annuel des implantations (loyers ; charges ; honoraires ; fluides) Assurer le suivi des échéances des baux et conventions et en assurer le renouvellement et la renégociation (négociation des loyers et travaux, mise à jour des annexes lors du renouvellement des baux, négociation sur les évolutions des clauses des baux, etc …) Gestion et pilotage des marchés d’assurances de l’Inrap Être responsable des marchés d’assurance en RC, dommage aux biens et bris de machine aussi bien sur les implantations que les activités opérationnelles (chantiers archéologiques) ; Assurer le suivi financier et administratif ainsi que le reporting auprès du Directeur de l’Immobilier et de la Logistique ; Proposer et mettre en œuvre les actions permettant l’amélioration durable des taux de sinistralité ; Assurer le renouvellement des marchés d’assurance RC, dommage aux biens et bris de machine ; Être le/la référent(e) des polices d’assurance, animer et soutenir les agents des directions régionales en charge des déclarations de sinistres. Gestion budgétaire et financière Assurer le suivi de la facturation et les consommations budgétaires (AE / CP) et le respect du budget ; Contrôler le coût total immobilier et prendre les dispositions pour veiller en permanence à un rapport qualité/prix optimal (révision triennale ; etc.) Manager et coordonner avec une équipe de gestionnaires en région Encadrer l’activité du service immobilier (actuellement trois agents et un l’apprenti et assurer la continuité d’activité en cas d’absence) ; Animer et coordonner les activités de gestion immobilière des gestionnaires en région (GAGI) et s’assurer du respect de la réglementation en matière immobilière et assurance. Travailler avec la responsable du service des affaires générales pour assurer le bon cadencement et pilotage au niveau national des actions de maintenance, d’entretien et de conformité réglementaire. Reporting Développer et réaliser le reporting du pôle immobilier et les tableaux de bord de son activité notamment sur les coûts immobiliers des implantations, les échéances de baux et la réalisation du SPSI, ainsi que sur les marchés d’assurance (sinistralité, montant d’indemnisation, …) ; Alerter les directions régionales et mettre en place tous plans d’action nécessaire au bon fonctionnement de l’Institut sur les sujets immobiliers et assurances relevant du périmètre de la direction. Contrôle interne et maîtrise des risques Veiller au développement et à l’adaptation continue des procédures de son activité, notamment pour la gestion technique et la conformité réglementaire des implantations ; Assurer la maîtrise des risques sur son périmètre.