Alternant.e assistant.e de direction h/f

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Direction générale:
- Relation hiérarchique : cabinet du Directeur général
- Appui le cabinet du Directeur général dans la gestion quotidienne du secrétariat de la Direction générale.
- Effectue les opérations de base du secrétariat mais se distingue par la nature des documents traités et en particulier leur confidentialité.

La liste suivante n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont limitatives.

Appui à la gestion de l’agenda du Directeur général
- Appui à l’organisation des réunions, la réservation de salle

Le secrétariat
Effectue les opérations classiques de secrétariat :
- saisie, photocopie, archivage, gestion du courrier (envoi et réception)
- ouverture et ventilation du courrier, préparation des éléments de réponse, rédaction de correspondances,, gestion des fournitures de bureau, …
- Suivi des notes de frais de la direction générale (missions, déplacements, hôtels, taxis, frais de bouche.)
- Gestion des parapheurs et suivi des signatures

Organisation des voyages et déplacements
Assure l’organisation des voyages et déplacement de la direction générale :
- coordination avec le pôle missions et voyages pour les billets d’avion/train et hôtels si nécessaire
- préparation du dossier de mission (impression des dossiers, suivi des factures et paiements…)

Diffusion de l’information
Assure la circulation de l’information entre la direction générale et les autres directions / départements de l’établissement :
- diffuse des notes de service
- classe et archive les documents de la direction générale

Expertise France est une agence public de mise en œuvre de projets de coopération internationale. Nous sommes placés sous la tutelle des ministères chargés des affaires étrangères et de l'économie et des finances, avec lesquels nous avons un contrat d'objectifs et de moyens.
Agence interministérielle de coopération technique internationale, nous sommes l'opérateur de tous les ministères. En 2021, l'agence intègre le groupe AFD (Agence Française de Développement) qui nous apporte des solutions financières et opérationnelles.
L'objectif d'Expertise France est de lutter contre les inégalités mondiales : nos projets sont principalement orientés vers la protection des biens publics mondiaux et la réponse aux défis mondiaux auxquels toutes les sociétés du Nord comme du Sud doivent faire face.

Les compétences techniques
- Techniques de secrétariat,
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power point, …
- Maîtrise des outils technologiques,
- Capacité relationnelle
- Qualité rédactionnelle,

Les compétences transverses
- Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie,
- Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement,
- Respect des procédures et des normes,
- Réactivité, initiative, Confidentialité, discrétion,
- Etre capable de s’adapter à des tâches et des environnements de travail divers,
- Etre capable de faire face à tout type de public, en s’adaptant à son interlocuteur et en faisant preuve de bonnes qualités d’écoute

Relations fonctionnelles:
En interne
- Les différents services de la direction générale,
- L’ensemble des directions et département de l’agence.

En externe
- Tout interlocuteur.

/!\ Seules les candidatures adressées à Christine SONE KELLE (christine.sone-kelle@expertisefrance.fr) seront étudiées /!\