Savills - secrétaire technique (h/f)

Que diriez-vous de travailler au sein de Savills, une entreprise avec des valeurs de bienveillance, d'expertise, d'esprit d'équipe et d'excellence qui nous animent et illustrent la façon dont nous voulons faire notre métier, au plus près de nos collaborateurs et de nos clients.
Depuis plus de 20 ans, les équipes de Savills France s'investissent pour garantir un service sur-mesure à leurs clients français et internationaux. A ce jour, l'entreprise compte 175 collaborateurs.
Nous intervenons sur l'ensemble du territoire et pour une large gamme d'actifs : immeubles de bureaux, commerces, logistique, immobilier alternatif (résidences seniors et étudiantes) etc. De l'expertise d'un bien à la maîtrise d'ouvrage en passant par la gestion locative, la vente ou la location, nous accompagnons nos clients à tous les stades de la stratégie immobilière.
Savills souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise la diversité.
En tant qu'Assistant(e) de Gestion Technique, vous aurez l'occasion d'intégrer le département Property Management qui est composé d'une équipe d'environ 60 collaborateurs. Le département Property Management apporte flexibilité et écoute auprès de ses clients dans les domaines suivants :
o La gestion immobilière (gestion locative et financière, stratégies environnementales client, building management, commercialisation)
o Le syndic de copropriété, RIE, ASL et AFUL (gestion administrative, technique et financière, analyse de l'organisation des copropriétés complexes)
o Services et innovations (certifications environnementales et ISO, démarche RISE, services haut de gamme et community management, conseil en VEFA et restructuration, AMO exploitation, suivi travaux, mise en exploitation BIM)
En collaboration avec plusieurs Gestionnaires Techniques, vos missions sur un portefeuille multisites seront de l'assistance technique sur un portefeuille d'une quinzaine d'immeubles.
- Assister et apporter un soutien administratif aux responsables techniques : gestion des appels téléphoniques, rédaction et frappe de courriers, courriels, mailings, notes aux locataires, divers travaux de secrétariat.
- Saisie et mise à jour des listes d'adresses des locataires et des prestataires de services dans OUTLOOK.
- Établissement des bons de commande et suivi administratif jusqu'au paiement de la facture correspondante (logiciels : PREMIANCE et ARAMIS).
- Numérisation et intégration des documents du bon de commande dans la GED DOCUWARE.
- Workflow des factures : validation des factures de travaux et de fluides, retour des factures mal libellées aux fournisseurs, saisie des acomptes de travaux dans le logiciel métier.
- Demandes de réparation auprès des prestataires de services à l'aide d'outils dédiés ou à venir (ex : FOLLOW ME, etc.). Mise à jour de FOLLOW ME pour les contacts fournisseurs.
- Saisie de diverses données dans le logiciel métier (budgets de travaux, contrats, plan de prévention, contacts fournisseurs, etc.)
- Souscrire des contrats de fluides sur instruction du responsable technique.
- Gérer l'archivage et l'alimentation de la GED SAVILLS et de celles de nos clients en continu.
- Gérer les sinistres multirisques et dommages ouvrages.
- Participer à la préparation des transferts de propriété et des prises en charge.
- Saisir les données de reporting dans les tableaux de suivi des clients (suivi des sinistres, contrôles réglementaires...).
- Gérer des problématiques transversales.
Notre système de management de la qualité a obtenu la certification selon le référentiel ISO 9001 version 2015 et ISO 14001 depuis le 7 juillet 2022 pour ses activités de Property Management.
Pourquoi ce poste est fait pour vous ?
Vous justifiez d'une première expérience de 2 ans minimum en immobilier, en gestion de copropriétés ou de bureaux.
Vous avez une très bonne maîtrise du Pack Office, une excellente maîtrise du français, une orthographe irréprochable et une aisance rédactionnelle.
Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se), vous avez le sens du travail en équipe et une très bonne capacité d'adaptation.
Vous souhaitez développer vos compétences au sein d'une structure à taille humaine bénéficiant de moyens d'un groupe international.
#LI-NI1