Assistant administratif d'équipes de recherche (h/f)

Contexte et atouts du poste

Le poste est rattaché au Service des Assistantes d’Equipes de Recherche (SAER) qui est dirigé par le Responsable des Assistant(e)s d’Equipes de Recherche (RAER). L'assistant(e) d’équipes de recherche (AER) exerce ses fonctions au sein d’une ou plusieurs équipes-projets de recherche. Il/Elle est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du RAER et sous l’autorité fonctionnelle des responsables d’équipes de recherche (son activité lui étant essentiellement confiée par les responsables scientifiques pour lesquels il/elle travaille).

Mission confiée

L'AER assure un rôle d’interface entre les équipes de recherche et les services partenaires dans un environnement de travail international. Il/Elle a la charge d’apporter un soutien de proximité au(x) responsables(s) des équipes de recherches et à leurs membres. A ce titre, il/elle apporte conseil et aide à la gestion dans les domaines budgétaire, financier, RH, communication et contribue au fonctionnement général de l’équipe en garantissant le respect des procédures internes Inria et au cadre de la Fonction publique de l'Enseignement Supérieur et à de la Recherche.

Véritable pivot de communication au sein des équipes, l’AER est en interface directe avec les services
supports d’Inria et en lien avec les services des partenaires.

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Le métier d'AER en vidéo.

Principales activités

Coordination administrative de l’équipe
- Planifier et organiser les activités administratives
- Garantir la bonne application des procédures
- Contribuer à la qualité et au respect des délais, gérer les aléas et les priorités


Assistance de proximité aux équipes
- Aider et conseiller les chercheurs sur les procédures à mettre en oeuvre
- Assister les chercheurs dans leurs activités transverses
- Accompagner les chercheurs pour la prise en main des différents outils
- Organiser les déplacements des agents et invités


Gestion RH
- Initier les dossiers d'accueil des personnels non permanents rémunérés et non rémunérés
- Constituer et gérer les dossiers de recrutement et conventions des stagiaires gratifiés
- Préparer l'arrivée et assurer l'accueil et l’intégration des nouveaux entrants et invités
- Informer les personnels de l'équipe dans leurs démarches RH


Gestion budgétaire, financière et contractuelle
- Assurer le suivi des ressources allouées à l'équipe et réaliser des états à date du budget
- Participer aux réunions budgétaires de l’équipe
- Contrôler et valider les déplacements des membres des équipes
- Établir les demandes d’achat et assurer le service fait


Communication, relations extérieures et évènementiel
- Assurer l’interface et faciliter les relations de travail entre les équipes, les différents services, les acteurs sociaux et les différents partenaires extérieurs
- Organiser et/ou participer à différents évènements scientifiques internes ou externes (workshops, conférences, symposium, soutenances de thèse...)

Compétences

Savoir :

Connaissance de l’environnement de la recherche et ses composantes (statuts des personnels, financement de la recherche, règles budgétaires) et plus généralement de la fonction publique.

Savoir-faire :Maîtriser les outils de bureautique et les outils spécifiques de gestion sur lesquels vous serez formé(e)
Savoir planifier et respecter les délais
Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins et les priorités
Travailler en équipe
Savoir rédiger (notes, comptes-rendus, courrier) et relayer les informations aux équipes
Maîtriser l’anglais écrit et oral

Savoir-être :

Faire preuve d’écoute et de sens du service
Faire preuve d’autonomie, de proactivité et de réactivité
Savoir mettre en oeuvre une communication et une posture adaptées aux différents interlocuteurs et situations
Savoir respecter la confidentialité

Avantages

1. Restauration subventionnée
2. Transports publics remboursés partiellement
3. Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
4. Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
5. Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
6. Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
7. Accès à la formation professionnelle
8. Participation mutuelle (sous conditions)

Rémunération

Rémunération : à partir de 1810€ brut mensuel, selon expérience.