Le poste est à pourvoir au sein de l’unité PCCEI, une unité mixte de recherche pluridisplinaire, composée de chercheurs, ingénieurs, universitaires et hospitalo-universitaires. Elle est répartie sur deux sites : la Délégation régionale Occitanie Méditerranée à Montpellier, l’hôpital Pierre Zobda-Quitman à Fort-de-France. Compétente dans le domaine de la recherche en infectiologie, l’unité PCCEI défend une recherche translationnelle, entre clinique et fondamentale, sur la transmission du VIH, les infections chroniques et émergentes associées. Elle mène ainsi des projets en étroite collaboration avec les hôpitaux régionaux et ceux des Antilles, mais également à l’échelle internationale, avec les pays du Sud (Afrique subsaharienne et Asie du Sud-Est).
Mission principale :
La personne recrutée aura pour principale mission de seconder la Responsable Administrative et Financière de l'unité dans toutes ses activités administratives et organisationnelles et d'assurer la gestion administrative interne quotidienne de l'unité.
Principales activités :
* Assurer l’organisation et le suivi des déplacements (réservation voyage, ordre de mission, remboursement de frais)
* Contrôler les demandes d’achat avant d’en établir les engagements financiers
* Procéder aux opérations de dépenses (saisir, engager, contrôler les commandes) dans le respect des budgets alloués, des procédures interne à l'unité, des règles de la commande publique et de la tutelle et des exigences du financeur
* Répondre aux demandes des services financiers et comptables des tutelles en matière de suivi des dépenses
* Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
* Réceptionner (physiquement) les commandes/courrier et en assurer la bonne transmission aux personnes concernées
* Instruire les dossiers d'accueil des stagiaires et en assurer le suivi (conventions de stage, contrôle des pièces, gestion des gratifications)
* Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
* Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire
* Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents
* Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs
* Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion
Environnement de travail :
* Travail sur écran
* Port de charges (réception des colis)
* Sollicitations fréquentes au quotidien
Temps de travail :
* Temps complet (100%)
* Nombre d’heures hebdomadaires : 38h30
* Congés Annuels et RTT : 32 jours de CA et 13 jours d’ARTT
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