Chargé(e) d'accueil / assistant(e) services à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du Maire et de la Directrice Générale des Services, l'agent assure l'accueil physique et téléphonique au sein de la mairie. Il oriente et renseigne les administrés. Il participe à la communication communale et assure diverses tâches administratives, notamment en matière d'état civil. Missions / conditions d'exercice Outre l'accueil, l'agent a en charge la rédaction hebdomadaire du bulletin municipal, la mise à jour du site internet, l'établissement d'actes d'état civil. De plus, il a en charge la gestion des agendas et des mails de la mairie, la communication institutionnelle (invitations, programmes...), le secrétariat des élus et divers travaux administratifs (la réglementation des débits de boisson temporaires, le recensement militaire, la gestion du planning des salles, la mise à jour des dossiers "chiens dangereux", la gestion des réclamations, les relations avec les associations, etc). L'agent peut aussi intervenir en soutien, voire en remplacement, des collègues du service administratif en fonction des besoins (agence postale, facturation des services municipaux, etc.).

SAVOIRS
* Techniques d'accueil du public, de régulation, règles de communication
* Techniques et outils de communication (site internet, bulletin, cartes...)
* Techniques de secrétariat (bureautique, standard téléphonique...)
* Techniques de classement de documents
* Techniques de recherche d'information
* Techniques de gestion de planning
* Directives et procédures d'instruction des dossiers
* Procédures de transmission des demandes
* Droits et obligations des usagers
* Réglementation de l'état civil
* Réglementation des débits de boisson
* Relation avec les organismes extérieurs

SAVOIR FAIRE
* Accueillir le public avec amabilité et dynamisme
* Prendre et transmettre des messages
* S'exprimer clairement et reformuler les demandes
* Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
* Mettre en relation des correspondants
* Gérer les situations de stress et réguler les tensions
* Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* Adapter son intervention aux différents publics
* Gérer un système de mesure de la fréquentation
* Réguler l'entrée des visiteurs et surveiller l'accès
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
* Présenter des documents d'information et de communication
* Gérer un planning de réservation
* Orienter vers les personnes et services compétents
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
* Aider à rédiger des documents administratifs
* Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
* Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations
* Rédiger le bulletin municipal et des publications sur les réseaux sociaux
* Rédiger des actes d'état civil

SAVOIR ETRE
* Disponible
* Accueillant et poli
* Sens du contact et qualité d'écoute
* Discrétion et confidentialité
* Force de proposition
* Réactif
* Polyvalent
* Adaptable
* Bonne présentation
* Dynamique

INTERLOCUTEURS
* En interne : les élus, l'ensemble des services municipaux
* En externe : les habitants de la commune, les associations, les fournisseurs, les services de la communauté de communes, etc. Profils recherchés Aimer le contact et l'accueil du public.
Avoir le sens du service public.
Avoir le sens du travail en équipe (intervenir en soutien, voire en remplacement, des collègues en fonction des besoins du service).
Maîtriser les outils bureautiques (word, excel, powerpoint, publisher) et les outils de communication (mails, site internet, illiwap...).
Bonnes capacités rédactionnelles pour l'élaboration du bulletin et de la communication municipale.