Description du poste :
Gestion administrative et suivi des opérations***Préparation et émission des bons de commande.***Contrôle, imputation et mise en paiement des factures.***Suivi des dépassements budgétaires et alertes associées.***Collecte et suivi des devis (demandes, relances, mise en forme Actualisation régulière des tableaux de bord (dépenses, contrôles, budgets Suivi réglementaire et obligations des mandats***Suivi des contrôles réglementaires (parties communes et locataires Vérification du respect des échéances contractuelles et légales.***Tenue et mise à jour des registres obligatoires.***Relance des prestataires et transmission des documents aux gestionnaires.
Appui aux gestionnaires techniques et aux directrices de centre***Préparation des réunions, conseils syndicaux et assemblées générales (dossiers, synthèses, pièces techniques Rédaction et envoi de courriers, mails, relances téléphoniques.***Interface administrative avec les prestataires, locataires et copropriétaires.***Suivi des tickets ou demandes techniques simples.
Gestion documentaire & organisation***Classement rigoureux de tous les documents techniques et administratifs dans SharePoint.***Structuration des dossiers (contrats, interventions, contrôles, budgets, factures Veille à la qualité, la cohérence et la mise à jour permanente des documents partagés.
Support transversal***Participation à l'amélioration des procédures internes.***Contribution à l'harmonisation des outils et méthodes.***Appui ponctuel sur des missions transverses (reporting, enquêtes, consolidations de données).
Description du profil Expérience souhaitée en assistanat technique, administratif, immobilier commercial, facility management ou maintenance.***Excellentes capacités d'organisation, sens des priorités et fiabilité.***Aisance relationnelle, diplomatie et sens du service client.***Maîtrise du Pack Office ; connaissance d'outils de gestion immobilière appréciée.
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