Assistant.e administratif / ve (h/f)

La Cité du Refuge accompagne toutes typologies de public vulnérable et en difficulté, cherche son Assistant.e Administratif / ve .

Missions et activités

A. Gestion financière opérationnelle et trésorerie

* Enregistrement et tenue de la caisse : *
Enregistrement des entrées et sorties (outil Excel FADS).
* Classement et conservation des pièces de caisse.
* Scan des documents et des pièces de caisse.

* Contrôler la concordance entre le solde physique, le livre de caisse et l'état de caisse.
* Enregistrer les avances, remboursements de frais et pécules des personnes accompagnées (AAVA). Gérer les notes de frais et participer à l'optimisation de leur gestion.
* Suivre l'exécution budgétaire du CHRS et du chantier d'insertion.
* Réaliser un contrôle de premier niveau des dépenses (régularité, conformité budgétaire).
Transmettre les consignes opérationnelles aux CDS ACI / DA ACI pour le paiement des pécules.

B. Gestion bancaire

* Réaliser les remises de chèques et conserver les copies annotées.
* Tenir à jour le fichier de suivi des chèques émis.
* Collecter, classer et transmettre les justificatifs bancaires (bordereaux CAF, justificatifs cartes bancaires, etc.).
* Assurer la transmission mensuelle des éléments de caisse et de banque au gestionnaire comptable.

C. Facturation, recettes et ventes

* Préparer les éléments de refacturation en lien avec les cadres.
* En lien avec les cadres, suivre les subventions et préparer les éléments financiers en lien avec la comptable.
* Recueillir les informations du pôle ESS pour permettre à la comptable d'établir la refacturation (en lien également avec la paie).

D. Achats et gestion des factures

* Collecter et centraliser les factures fournisseurs.
* Transmettre les factures via l'outil de dématérialisation (Yooz).
* Assurer le classement et l'archivage des documents liés aux achats.
* Enregistrer les investissements et établir les fiches de sorties et immobilisation, en lien avec l'adjointe de direction patrimoine, sécurité, qualité et développement durable.
* Gérer le courrier entrant et sortant - collecte sur site. Attribuer les badges du personnel en fonction des profils et des contrats, en lien avec l'adjointe de direction. Mise à jour de l'organigramme et de l'annuaire interne. Réaliser les commandes de fournitures de bureau.

E. Organisation administrative et contrôle interne

* Veiller à la complétude, à la conformité et à l'archivage des pièces justificatives.
* Apporter un appui administratif à la comptabilité : *
Classement et numérisation des pièces,
* Pré-contrôle des documents comptables.

* Suivre les demandes de virements en lien avec la comptable.
* Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives et financières.

Compétences et qualifications

Compétences techniques

* Connaissance des règles comptables et budgétaires du secteur associatif
* Maîtrise des outils bureautiques (Excel, outils de dématérialisation)
* Capacité à suivre des budgets financés par fonds publics

Compétences professionnelles

* Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation
* Capacité d'analyse et de contrôle
* Autonomie dans le cadre des délégations données
* Respect de la confidentialité et de l'éthique professionnelle

* Formation supérieure en gestion, comptabilité ou administration
* Expérience souhaitée dans le secteur sanitaire, social ou médico-social, 3 ans.