Gestionnaire administratif au sein du service formation continue

À propos de nous

Exercer au CH Guillaume Régnier, c'est rejoindre une équipe de plus de 2700 professionnels composée de professionnels paramédicaux, de médecins, de professionnels administratifs, techniques et logistiques.

Aujourd'hui, le CHGR assure des missions de prévention, de diagnostic, de soins, de réadaptation, de réinsertion sociale, de recherche et d'enseignement. C'est 862 places sanitaires et médico-sociales et 734 lits d'hospitalisation complète, plus de 29000 usagers accompagnés et pris en charge sur le territoire Haute Bretagne.
Il occupe une place spécifique dans l'offre territoriale de soins, avec une offre de recours importante et une valence hospitalo-universitaire forte.

Le CHGR, en cohérence avec la politique de l'Agence Régionale de Santé (ARS), est au cœur des démarches partenariales sur son territoire avec les acteurs sanitaires, sociaux et médico-sociaux afin de prévenir et de limiter les ruptures de parcours des usagers. Le développement des alternatives à l'hospitalisation temps plein est inscrit dans ses orientations stratégiques et est un axe majeur.


Mission

Le gestionnaire formation est chargé des tâches administratives de la formation des personnels médicaux, non médicaux, et du suivi des stagiaires non soignants. Il est également chargé de la mise en œuvre administrative de l’activité de formation prestataire, pour laquelle le CHGR dispose de la certification QUALIOPI.

ACTIVITES

- Accueil physique et téléphonique

- Suivi des demandes et valorisation des actions individuelles de formation

- Suivi des enveloppes de pôles et liens avec les référents formation des pôles

- Suivi des demandes de remboursement des frais de déplacement et gestion des avances de frais

- Création des actions de formation dans le logiciel Gesform

- Rédaction édition et envoi des convocations et accords de formation aux stagiaires

- Suivi des feuilles de présence des formations intra (éditions et saisie dans Gesform)

- Suivi des formations règlementaires (attestations, relations formateurs internes, contacts avec les OF, etc.)

- Participation à la campagne GPMC par l’accompagnement des évaluateurs sur Gesform, le suivi de la campagne des entretiens formation

- Participation à la clôture budgétaire

- Emission de titres de recettes + suivi DAF

- Relai ponctuel de l’assistante de formation sur le paiement des organismes de formation

Suivi de dispositifs individuels et des études promotionnelles :

- Accompagnement de l’agent dans ses démarches

- Traitement statutaire (rédaction de décision, ordre de mission, etc.)

- Suivi des éléments dans des tableaux de bords transmis aux différents services DRH et Direction des soins

- Suivi du présentéisme

- Récupération et ventilation des sommes liées aux frais de traitement

Traitement et suivi des formations du personnel médical :

- Envoi des fiches DPC – demandes de formation

- Réception et traitement des demandes de formation du PM

- Préparation de l’ordre du jour de la commission DPC médical

- Participation à la commission DPC médical

- Traitement des accords et des refus de formation

- Traitement des demandes de remboursement du PM : enseignement et déplacement

Suivi des stagiaires non soignants :

- Saisie des dossiers des stagiaires non-soignants dans le logiciel EVRH dans le cadre de la sécurité du système d’information / suivi du dossier administratif, des conventions, création de matricules, saisie des éléments variables de paie, des gratifications

- Participation aux rencontres annuelles avec les interlocuteurs internes (exemple : collège des psychologues)

Activité prestataire :

- Suivi et paiement des indemnités de cours pour les intervenants

- Réception et traitement des inscriptions

- Suivi logistique sur les mêmes modalités que pour les formations intra

- Rédaction de documents : conventions, feuille d’émargement, attestation de présence, certificat de réalisation, réalisation de la facturation : état des sommes dues, titre de recettes

- Suivi des documents dévaluation à chaud, à froid, tests de positionnement à l’entrée, à la sortie

- Préparation des supports pédagogiques selon les différentes formations : impression, reliure, etc.

Commission de formation

Le gestionnaire formation peut être amené à préparer la CCFPC, commission de formation de l’établissement, en accompagnement de la responsable formation continue. Le gestionnaire travaille sur la préparation des dossiers présentés dans l’ordre du jour, le secrétariat de séance et la rédaction du compte rendu ; puis, le traitement des retours de commission (rédaction des accords et refus) et le suivi du tableau de bord financier.

Missions organisationnelles

Les gestionnaires assurent la logistique des actions de formation (préparation et installation des salles et du matériel ; réassort, rangement et remise en place des salles, accueil des intervenants et des apprenants, soutien logistique, gestion des clés).

Gestion des commandes : matériel, fournitures, eau-café, réception aux différents magasins ou chez le vaguemestre

Le gestionnaire formation effectue diverses missions administratives par :

- la rédaction de courriers, attestations, historiques de formation, notes de service, d’information, courriers aux agents.

- Le traitement du courrier arrivée/départ

Le gestionnaire se charge, en collaboration avec les autres agents du service, de l’archivage du service


Profil

- Bonne connaissance du milieu hospitalier : Statut de la Fonction Publique Hospitalière et du statut du personnel médical

- Gérer simultanément des projets multiples.

- Capacité d’écoute, de communication, sens du travail en équipe (conseil, accompagnement) ; d’accueil

- Capacité organisationnelle et planificatrice, rigueur, autonomie, adaptation ;

- Capacité rédactionnelles : rédiger, mettre en forme des courriers, des notes, des comptes rendus

- Capacité d’alerte et de rendre compte ;

- Capacité à utiliser les logiciels suivants : logiciel de formation GESFORM, du logiciel RH, du logiciel facturation et de la plateforme de dématérialisation CHORUS, pack office

Compétences requises :

- Être capable d’appliquer la règlementation concernant la formation professionnelle et le DPC médical

- Niveau diplôme : BAC + 2 souhaité

Attitudes et qualités personnelles / relationnelles :

- Sens de l’accueil

- Sens des relations humaines et de la hiérarchie

- Rigueur et organisation dans le travail

- Esprit d’équipe

- Discrétion