Assistant(e) de direction f/h

Informations générales Organisme de rattachement Hôpital Avicenne Référence APHP_2026-21851 Date de début de diffusion 27/04/2026 Date de parution 08/05/2026 Nature de l'emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels Domaine / Métier Direction et pilotage des politiques publiques - Responsable de coordination administrative Intitulé du poste Assistant(e) de direction F/H Description du poste ACTIVITÉS Missions générale - Accueil téléphonique et physique et prise de rendez-vous des directions - Gestion des agendas et organisation des réunions - Prise de notes, comptes-rendus - Saisie et mise en forme de documents - Saisie des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail (Gestime) - Tri et dispatching du courrier - Classement -Commandes de fournitures (logiciel NSI) - Plan d’équipement - Assurer le suivi technique et le traitement des dossiers spécifiques de la direction de la qualité et de la direction du site Avicenne - Contribuer à l’organisation et à la coordination des projets de la Direction - Appui à l’organisation des visites de certification du GHU et des démarches sectorielles - Contribuer au bon fonctionnement des instances et des groupes liés à la direction du site AVC et direction qualité / gestion des risques (convocations, reprographie, diffusion, prise de note) - Réaliser l’interface avec les directions support pour le compte des directeurs (support informatique, services techniques, etc.) - Appui à la coordination des cellules de crises du GH en lien avec l’assistante de la direction du GHU Missions spécifiques - Préparation des instances de site et des instances qualité : envoi de l’ordre du jour et des annexes, installation des salles, préparation et regroupement des documents présentés en séance - Participation à l’organisation et au suivi des certifications de sites Missions ponctuelles - Assurer le replacement du secrétariat de directions fonctionnelles en l’absence du binôme Descriptif du profil recherché Savoir-faire : -Utiliser les outils bureautiques -Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques -Savoir accueillir les usagers -S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés -Organiser les plannings ; Préparer et organiser des réunions -Travailler en équipe -Organiser et prioriser les activités et définir un plan de classement -Rédiger et assurer la transmission des informations en interne et en externe -Réaliser la gestion administrative du courrier Connaissances associées : -Qualités rédactionnelles -Gestions administratives -Méthodes de classement et d'archivage -Modalités d'accueil -Techniques de prise de notes -Utilisation d'outils collaboratifs Localisation du poste Europe, France, Île-de-France, Seine Saint-Denis (93)