Secrétaire de direction (h/f)

Description du poste

#QUELLES SERONT VOS MISSIONS ?

Le/la secrétaire de Direction exercera les missions principales suivantes, pour les secteurs Expertise et Corse :

1. Relire, corriger, mettre en forme les courriers de l'équipe, les transmettre aux entreprises.
2. Assurer la traçabilité de la transmission des courriers au travers d'un chrono et en les enregistrant dans un outil dédié de traitement des courriers.
3. Assurer le suivi des courriers sortants et les relances.
4. Réceptionner les courriers entrants notamment les réponses des entreprises, les transmettre au préventeur concerné, les scanner et les rattacher dans l'outil dédié.
5. Mettre en forme les différentes productions de l'équipe (les contrats de prévention, présentation PPT…)
6. Gérer les demandes d'Intervention (enregistrement, transmission, …).
7. Organiser et participer aux réunions d'équipes ainsi qu'à celles des référents techniques (réserver la salle, envoyer les invitations, élaborer les ordres du jour et les comptes rendus, suivre la mise en œuvre des décisions, …).
8. Assister le secteur dans le suivi des activités et des tableaux de bord associés.
9. Assurer la gestion du suivi administratif porté aux AT significatifs ou mortels dont le secteur expertise à la charge de l'enquête.
10. Assister l'Ingénieur Conseil Manager dans la gestion administrative du secteur.
11. Gérer les commandes (fournitures, EPI, cartes visite, mobilier …) et les demandes de maintenance informatique pour l'équipe.
12. Réserver les billets de transport (avion, bateau,) lors des déplacements Continent-Corse, Corse-Continent, et apporter son assistance à la recherche d'hôtels et billets pour les déplacements sur le continent.
13. Gérer les relations internes et externes du responsable et de l'équipe (tenir à jour le tableau de suivi budgétaire de fonctionnement, planning des congés, notes d'opportunité, accueillir les visiteurs, répondre au téléphone, …).
14. Tenir à jour des tableaux de performance du secteur (suivi des AT, contrats, DI, activités du secteur, frais, contre visites BTP, extraction du suivi injonctions,…).
15. Participer aux réunions du collectif des secrétaires pour partager les pratiques métiers ainsi qu'aux réunions plénières.
16. Participer aux suppléances des secrétariats des autres secteurs en cas d'absence.
17. Participer à la préparation des réunions de Comité Technique Régional et élaborer les procès-verbaux des réunions.

Profil recherché

Vos compétences

#ÊTES-VOUS NOTRE PROCHAIN(E)Secrétaire de direction (H/F)?

vous :

18. êtes à l'aise avec les outils bureautiques (Pack Office), les outils collaboratifs (Teams..) et les tableaux de bord
19. avez des aptitudes organisationnelles et relationnelles
20. êtes vigilant(e) sur vos écrits
21. savez faire remonter les informations nécessaires grâce à un esprit de synthèse et des qualités rédactionnelles
22. savez respecter les règles de confidentialité et de secret professionnel
23. faites preuve de rigueur, d'autonomie et de disponibilité
24. savez anticiper et vous êtes réactif(ve)

Mais au-delà des « compétences métier », nous recherchons un(e) collaborateur(trice) ayant une expérience significative dans un environnement exigeant, avec des objectifs de traitement élevés, et une personnalité qui saura s'investir.

Votre formation

Votre PROFIL :

Vous êtes titulaire d'un Bac en secrétariat ou assistanat de Direction et justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire,

Informations complémentaires

#QUELS AUTRES AVANTAGES À POSTULER CHEZ NOUS ?

Nous rejoindre, c'est intégrer :

Un Organisme engagé dans:

25. La formation de ses agents ( (taux de formation de nos salariés en CDI sur de 80 %),
26. L'égalité professionnelle femmes / hommes (index de 98 / ),
27. Le développement durable.

Une organisation en faveur de la conciliation vie familiale/professionnelle (formule de temps de travail modulable, prime de crèche,…),

Des missions et un collectif qui donnent du sens à votre activité.

La Carsat Sud-Est propose aussi :

Une cantine d'entreprise

La possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine

Un Comité Social et Economique (CSE) dynamique avec des œuvres sociales avantageuses

Une prime d'intéressement (versée au prorata temporis et en fonction des résultats de l'organisme)

Des RTT possible dès le 1er mois d'activité

Une mutuelle d'entreprise et l'adhésion à une caisse de prévoyanceLa prise en charge de 75 % des frais d'abonnement aux réseaux de transport en commun

Pour votre information : le salaire brut annuel annoncé est sur 14 mois et comprend :

28. 13ème mois : Allocations vacances (1/2 mois de salaire brut X2)
29. 14ème mois : Gratification annuelle calculée au prorata temporis