Assistante administrative h/f

STAP Ascenseurs, PME spécialisée dans les métiers de l'ascenseur DESCRIPTIF DU POSTE :
- Gestion des devis :
- Création des devis pièces détachées, appareil à l'arrêt et petits travaux
- Suivi des devis signés de maintenance et de travaux.
- Relances devis régularisation
- Tableau de suivi des devis envoyés au responsable maintenance
- Gestion des travaux :
- Suivi planning et tableau des petits et gros travaux
- Suivi tableau des modules GSM et contrôles techniques quinquennaux
- Affiche travaux et mail syndic pour suivi chantier (suivi avec la commerciale)
- Création dossiers gros travaux
- Création, suivi et clôture des missions techniciens
- Gestion administrative & technique :
- Suivi présence personnel journalier et création et saisie des feuilles d'heures du personnel
- Facturation des devis et divers
- En renfort : gestion des lignes commerciales & dépannage
- Archivage des devis et factures
- Commandes & approvisionnements :
- Suivi des commandes pièces détachées fournisseurs
- Suivi du stock des cartes électroniques
- Suivi des outils de communications ascenseurs des techniciens
- Communication & coordination :
- Gestion de boîtes mails : principale (contact), mail fournisseur (factures, commandes, etc.), technicien (demande de devis, congés)
- Remplacement collègue quand absente ou congé
- Tâches diverses :
- Rangement des dossiers dans le placard à archive
- Dépôt colis et gestion du courrier
- Installation logiciel téléphone technicien

Compétences requises :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, etc.)
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Aisance relationnelle pour échanges avec techniciens, clients et fournisseurs
- Autonomie, réactivité, polyvalence et esprit d'initiative
- Bonne orthographe
- Capacité à assurer des remplacements ponctuels pendant les congés