Agent·e d'accueil et de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 17h30 hebdomadaire Descriptif de l'emploi La Ville de Schiltigheim recherche un·e :

AGENT·E D’ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE


Cadre(s) d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux
Type de recrutement : titulaire de la fonction publique territoriale ou contractuel de droit public
Durée hebdomadaire de service : Temps non complet - 17h30/semaine
Date limite de candidature : 01/06/2025
Date prévisionnelle de recrutement : 23/06/2025

INTRODUCTION

Ville de 37 000 habitants, 2ème ville de l’Eurométropole de Strasbourg, Schiltigheim, est une ville en mutation. Engagée dans la transition écologique et sociale, signataire du pacte pour la transition, Schiltigheim veut être une ville durable et apaisée où l’expertise d’usage est prise en compte dans les projets d’aménagement des espaces publics. Les transitions énergétiques, environnementales, numériques et sociales sont des défis majeurs que la ville veut relever.

Le service des Solidarités recrute un·e agent·e d’accueil et de gestion administrative au Foyer Soleil.

L'agent·e d'accueil et de gestion administrative assurera les fonctions d'accueil physique et téléphonique des usagers, ainsi que la gestion administrative liée aux inscriptions, facturations et événements. Il ou elle assurera également un suivi régulier des paiements et des inventaires hebdomadaires. Missions / conditions d'exercice 1.Accueil et gestion des entrées :

−Décrocher le téléphone et répondre aux demandes des usagers
−Déclencher l’ouverture des portes en cas de fermeture automatique (selon les directives de Vigipirate)
−Gérer les annulations avec le service de la cuisine

2.Gestion des inscriptions :

−Saisir les listes d’inscription pour le restaurant sur Excel
−Gérer les inscriptions aux événements organisés par le Foyer Soleil

3.Aide à la facturation :

−Participer à la gestion des facturations, en particulier pour le suivi des paiements et l’actualisation des données financières

4.Gestion régie de recette :

−Effectuer un recensement hebdomadaire des paiements et mettre à jour les informations dans les systèmes adéquats

5.Assistance à la Cheffe de service :

−Gérer le planning de la Cheffe de service (prise de rendez-vous, organisation des déplacements etc…)
−Organiser et préparer les documents nécessaires pour les réunions et commissions
−Elaborer les comptes rendus de réunions
−Assurer la réparation et le suivi des parapheurs
−Assurer la prise en charge de certaines tâches administratives pour alléger la charge de travail de la Cheffe de service (archivage, gestion du courrier etc...)
−Assurer le suivi des actions à mener et des échéances liées aux projets en cours Profils recherchés COMPÉTENCES :

-Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, synthèse et CR)
-Connaissance des tâches de secrétariat et d'accueil
-Excellente expression orale et écrite
-Discrétion et confidentialité dans la gestion des informations des usagers et des prestataires, ainsi qu’en relation avec la Ville
-Notions comptables
-Rigueur
-Sens de l’organisation
-Capacité à prioriser
-Polyvalence
-Qualités relationnelles

Une expérience en gestion administrative et en relation avec le public serait un plus.