Assistant de direction – h/f

Vue d'ensemble

À propos de nous

Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, la Ville de Trappes est connectée aux principaux centres d’affaires, d’emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense. La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs et culturels, des écoles, des collèges et des lycées d’enseignement général ou technique. L’université Versailles-St-Quentin-en-Yvelines est toute proche. La base de loisirs exemplaire, avec son plan d’eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie. Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d’entreprises consolident une capacité d’accueil déjà affirmée.

LA VILLE DE TRAPPES RECRUTE

un assistant de direction – (H/F)

1 000 talents engagés pour l’avenir de 34 000 Trappistes !

Ce poste est accessible aux cadres d’emplois des rédacteurs territoriaux – Catégorie B

Si vous partagez des valeurs comme l’exemplarité, l’engagement, la générosité, révélez vos talents et rejoignez-nous !

Nous recrutons toute l’année de nombreux agents, débutants et confirmés dans des domaines d’intervention variés. En rejoignant la ville de Trappes, vous intégrez une équipe de travail dynamique en appui avec la Direction des ressources humaines qui veille et vous accompagne sur les parcours et évolutions professionnelles. Soucieux du bien-être de ses collaborateurs, nous nous engageons à vous offrir une expérience professionnelle riche de sens et d’épanouissement en attachant une attention particulière à la formation et à l’accompagnement pour élargir votre horizon professionnel.

Mission

ACTIVITES PRINCIPALES

Organisation et gestion des agendas de la Direction Générale

1. Gérer et coordonner les agendas du DGS, et des DGA

2. Planifier les rendez-vous en tenant compte des priorités et des contraintes

3. Anticiper les arbitrages et assurer une organisation fluide de l’activité

4. Suivre et consolider les congés du périmètre concerné

Assurer l’accueil et être un point de contact central de la Direction Générale

5. Accueillir et prendre en charge les interlocuteurs, physiquement et par téléphone

6. Analyser, prioriser et orienter les sollicitations internes et externes

7. Faciliter la circulation de l’information entre la Direction Générale et les services

8. Garantir la discrétion et la confidentialité des informations traitées

Organiser et sécuriser le fonctionnement administratif et logistique

9. Organiser les réunions stratégiques (Maire/DG, comités, séminaires)

10. Préparer les convocations, supports et éléments logistiques

11. Rédiger, mettre en forme et diffuser les comptes rendus et documents

12. Gérer les listes de diffusion, invitations et suivis de présence

13. Assurer la réservation des salles et la préparation du matériel

14. Réaliser le classement et l’archivage des documents

Assurer le suivi de dossiers transversaux et produire des indicateurs

15. Mettre à jour les bases de données et listes de diffusion

16. Suivre des dossiers spécifiques (incidents/accidents, RGPD, contraventions…)

17. Contribuer à l’élaboration des bilans et du rapport d’activité (chiffres clés DG)

18. Participer à l’amélioration des outils et des procédures

19. Apporter un appui ponctuel aux projets

ACTIVITES SPECIFIQUES

Contribuer à la continuité de service

20. Monter en compétence sur les procédures internes (courrier, instances…)

21. Assurer des remplacements ponctuels en cas d’absence

22. Appliquer les procédures existantes dans un cadre défini


Avantages collectifs :

23. Ambiance agréable

24. Prise en charge à 75 % des frais de transport en commun

25. Accès au restaurant municipal

26. Télétravail possible (selon nécessités de service et après 6 mois de présence)

27. Possibilité de bénéficier du congé menstruel pour les agentes concernées

28. Participation jusqu’à 25 € de l’employeur pour la mutuelle santé et prévoyance

29. Possibilité d’adhérer au Comité d’actions sociales pour diverses activités telles que le sport, les vacances, etc.

Profil

CONNAISSANCES ET EXPERIENCES PROFESSIONNELLES

DIPLOMES :

BAC +2 en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalence

CONNAISSANCES :

30. Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités

31. Pratique experte des outils bureautiques

32. Très bonne expertise de la langue (orthographe, grammaire…)

EXPERIENCES : Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement en environnement institutionnel ou en collectivité territoriale

COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES

Savoir-faire

33. Organiser, prioriser et gérer efficacement les activités dans un environnement exigeant

34. Gérer les urgences et adapter son organisation en fonction des priorités

35. Produire des écrits clairs, structurés et de qualité (comptes rendus, courriers, notes)

36. Traiter et fiabiliser l’information avec rigueur

37. Être force de proposition dans l’amélioration des pratiques et des outils

Savoir-être

38. Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’un excellent sens de la gestion du temps

39. Savoir gérer la pression et faire face aux situations d’urgence avec calme et efficacité

40. Être réactif(ve), dynamique et impliqué(e) dans ses missions

41. Faire preuve de discrétion professionnelle et garantir la confidentialité des informations

42. Adopter une posture professionnelle, avec sens du service et qualités relationnelles