Créée le 1er janvier 2016, la Métropole du Grand Paris est une intercommunalité de 7,2 millions d’habitants qui regroupe 130 communes et 11 établissements publics territoriaux. Elle porte un projet métropolitain ambitieux, unique et nécessaire et déploie des actions d’envergure sur son territoire. Son intervention, est définie dans le cadre de l’exercice de ses cinq compétences : développement et aménagement économique, social et culturel ; protection et mise en valeur de l’environnement et du cadre de vie ; aménagement de l’espace métropolitain ; politique locale de l’habitat ; gestion des milieux aquatiques et prévention des inondations. Rejoindre la Métropole du Grand Paris, c’est intégrer une administration de mission innovante, dynamique et agile. Venez contribuer à la réalisation de projets métropolitains d’envergure au sein d’une collectivité en pleine croissance. Ensemble, construisons une métropole à la hauteur des défis de demain ! Les principales missions seront les suivantes : Récupérer l’ensemble du courrier « arrivée ». Identifier les destinataires au sein des services. Assurer le tri et la répartition des courriers par service. Prétraiter le courrier en ouvrant les lettres (si autorisation). Dater et enregistrer les courriers dans un logiciel métier (Airscourrier). Proposer des solutions d’amélioration des tâches quotidiennes permettant de gagner en efficacité et en rapidité. Contribuer à la gestion du processus courrier et à sa consolidation, tout en appliquant les procédures mises en place dans le cadre de la dématérialisation. Traiter les mails arrivés dans la boite générique « contact » de la Métropole (redirection vers les correspondants). Collecter, enregistrer et distribuer les parapheurs physiques. Effectuer les liaisons de courrier / parapheurs internes entre les deux bâtiments de la Métropole. Assurer le suivi des tableaux de bord en lien avec votre responsable. Faire preuve de capacité de coordination pour les envois en nombre avec les services postaux. Traiter les demandes en fonction de l’ urgence et de la priorité donnée. Assurer la gestion du numéro standard de la Métropole et de sa boite mail générique, et rediriger les appels et mails vers les Directions concernées. Participer activement à la bonne exécution du traitement du courrier « départ ». Gérer l’ acheminement et la distribution des parapheurs entre les deux sites de la Métropole. Profil Vos compétences à partager : Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales et du cadre d’intervention de la Métropole. Maîtrise des logiciels bureautiques ( Word, Power Point, Excel ). Idéalement, connaissance d’un logiciel de dématérialisation du courrier (entrant / sortant). Contribuer aux objectifs de la Direction et à son bon fonctionnement. Mettre à jour les comptes-rendus et tableaux de suivi d’activité. Faire preuve de réactivité. Faire preuve de rigueur et d’ organisation (respect des délais, fiabilité ). Respecter les obligations de confidentialité. Participer, en lien avec votre responsable hiérarchique, à l’ accompagnement au changement dans le cadre de la dématérialisation du courrier et des parapheurs. Capacité à travailler en équipe. Informations contractuelles Conditions d’accès au poste : Cadre d’emploi des adjoints administratifs et des adjoints techniques (catégorie C). Recrutement contractuel - CDD 8 mois. Bonne pratique des outils de gestion de courriers serait appréciée. Première expérience souhaitée dans le poste visé ou équivalent. Pourquoi nous ? Travailler à la Métropole du Grand Paris c’est aussi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions : Rythme de travail de 40h/semaine permettant de générer 2 jours de RTT/mois. Environnement de travail agréable et des locaux très bien équipés. Restauration inter entreprise au sein du bâtiment et accès au restaurant municipal de la ville de Paris et celui de la Caisse des dépôts. Prise en charge du pass Navigo à 75 %. Parcours de formation adapté à votre projet professionnel. Prise de poste dès que possible
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